[-]
Настройка — Configuration
  
  
  
  
 [-]
Процессы
   
   
   
 [-]
   
   
 [-]
Справочники
   
   
 [-]
   
   
   
[-]
Работа и управление — Store Ops
  
  
  
  
  
  
  
  
 
Updated on 6/5/2019
iikoWeb
Закупка
Direct link to topic in this publication:

В разных ресторанах процессы закупки продуктов различаются. В одних шеф-повары лично ездят на рынок и выбирают продукты на день. В других ресторанах этот процесс формализован — продукты привозят по заранее согласованному графику в определенном количестве. 

В iikoWeb заранее настраивается процесс закупок с расписанием и списком продуктов. Некоторые стадии можно настроить так, чтобы они проходили автоматически, например, приемка товара. 

После приемки и завершения процесса закупки в iiko создается проведенная приходная накладная.

Чтобы настроить процесс закупок:

  1. В меню выберите пункт Склад → Закупки и нажмите кнопку Добавить.
  2. Начало. Введите название процесса закупки и подробное описание.
  3. Рестораны. Если у вас сеть ресторанов, укажите, где будет использоваться этот процесс заказа продуктов. Для этого выберите нужную концепцию ресторанов.
  4. Расписание. В зависимости от расписания заказ будет создаваться автоматически или вручную менеджером.
    • Чтобы создавать заказ вручную, когда нужно закупить продукты:
      1. Выберите пункт Без расписания.
      2. В поле Срок поставки укажите, через сколько дней после получения заказа поставщик готов привезти продукты.
      3. В поле Отправить до укажите время, когда заказ должен уйти поставщику, чтобы товар был доставлен в срок.
    • Если процесс закупок должен выполняться по установленному графику:
      1. Выберите пункт Фиксированное расписание. Заказ будет создаваться автоматически за несколько дней до дня доставки.
      2. Укажите периодичность, дни и время, когда поставщик должен привозить товар.
      3. В поле Срок поставки укажите, через сколько дней после получения заказа поставщик готов привезти продукты.
      4. В поле Срок подтверждения заказа укажите, сколько дней отводится менеджеру для изменения и подтверждения заказа перед отправкой поставщику.
      5. В поле Отправить до укажите время, когда заказ должен уйти поставщику, чтобы товар был доставлен в срок.
  5. Поставщик. Выберите из списка поставщика, у которого нужно заказать продукты. Для отправки заказа через систему документооборота включите Подставить GLN и укажите код в поле ниже. Если в iikoOffice в карточке поставщика уже указан GLN, то не включайте эту настройку, система возьмет код оттуда.
  6. Товары. Составить список товаров для заказа можно двумя способами:
    • Составить список продуктов вручную. Для этого выберите пункт Указанные товары. Нажмите кнопку Добавить товар. В открывшемся окне установите галочки напротив нужных продуктов и нажмите кнопку Добавить. 
    • Использовать заранее созданный список продуктов. Для этого выберите пункт Сохраненный набор товаров.
    • Как создать набор продуктов, см. в статье Списки товаров.

  7. Количество. Укажите, как должно определяться количество продуктов в заказе:
    • Если сотрудник должен сам вводить нужное количество товара, выберите пункт Не предлагать количество. Система не будет автоматически заполнять количество.
    • Если на шаге Товары выбран список товаров, а в нем задано максимальное количество, то выберите пункт  До максимума, указанного в шаблоне. Система будет предлагать количество товара для заказа.

  8. Упаковки. Укажите, откуда брать упаковки будут доступны менеджеру для выбора при заказе продуктов.
    • Чтобы использовать упаковки из прайс-листа поставщика, действующего на момент заказа. Для этого выберите пункт Автоматически.
    • Если на шаге Товары выбран заранее созданный список товаров, выберите пункт Упаковки из набора товаров. В заказе будут доступны только те упаковки из списка, которые отмечены зеленым цветом. Если у поставщика есть прайс-лист, то система будет сопоставлять упаковки из набора товаров с упаковками из прайс-листа. Для заказа будут доступны только те упаковки, которые есть и там, и там.
  9. Подтверждение менеджера. Перед отправкой заказа поставщику может потребоваться его проверка и подтверждение менеджером. 
    • Чтобы включить этот шаг в процесс закупок, включите настройку Не отправлять заказ без подтверждения. Если настройка отключена, то заказ сразу перейдет в статус Отправлен.
    • Чтобы разрешить менеджеру добавлять к этому же заказу еще товары в список, включите настройку Можно добавлять товары.
    • Чтобы после подтверждения заказа менеджером перевести заказ в следующую стадию, включите настройку Отправлять заказ сразу. Если настройка отключена, то заказ после подтверждения останется в состоянии Одобрен. В статус Отправлен заказ перейдет автоматически, этот момент времени будет указан в карточке заказа. Это время рассчитывается на основе настроек на шаге Расписание.
  10. Отправка заказа. Выберите способ отправки заказа поставщику:
    • Если менеджер заказывает продукты по телефону или вручную отправляет поставщику заказ на электронную почту, то выберите пункт Электронная отправка не используется.
    • Чтобы система сама отправила заказ поставщику на электронную почту, выберите пункт Автоматическая отправка на электронную почту поставщику и настройте параметры отправки письма:
      • Email поставщика — электронный адрес получателя заказа.
      • Email отправителя — электронный адрес сотрудника, от чьего имени отправляется письмо с заказом.
      • Отправитель — ФИО сотрудника, который отправляет письмо.
      • Отправить копию отправителю — кроме поставщика копию письма получит отправитель.
      • Формат — выберите, в каком формате поставщику удобно получить заказ: HTML или XLSX.
  11. Подтверждение поставщика. Укажите, требуется ли подтверждение от поставщика:
    • Если поставщик готов привезти товар без дополнительных согласований, выберите пункт  Подтверждение поставщика не требуется. Заказ автоматически перейдет в статус Подтвержден поставщиком.
    • Если нужно сначала согласовать с поставщиком состав заказа и при необходимости внести корректировки, выберите пункт Ручное подтверждение.  
  12. Создание накладной. Поставщик не сообщает об отгрузке, и для начала приемки менеджеру нужно нажать кнопку Принять заказ. Приходная накладная сформируется автоматически.
  13. Прием товара.  Настройте шаг приемки товара, который привез поставщик.
    • Если приемка не требуется и товары можно оприходовать полностью в том количестве, которое указано в накладной поставщика, то выберите пункт Без приемки.
    • Чтобы менеджер перед приходованием товара на склад сначала его проверил, выберите пункт Приемка товара менеджером. В ходе приемки могут возникнуть ошибки, для их исправления разрешите менеджеру Изменять упаковки в списке товаров или Добавлять товары в список.

  14. Оприходование. Товар приходуется по факту в том количестве, которое указал менеджер при приемке.
  15. Конец. Проверите все настройки процесса закупок, включите настройку Активировать и нажмите кнопку Сохранить.