[-]
Настройка — Configuration
  
  
  
  
  
 [-]
Процессы
   
   
   
 [-]
   
   
 [-]
Справочники
   
   
 [-]
   
   
   
[-]
Работа и управление — Store Ops
  
  
  
  
  
  
  
  
[-]
  
  
  
 [-]
   
   
  
  
  
 
Updated on 7/23/2019
iikoWeb
Закупка
Direct link to topic in this publication:

Описание

В разных ресторанах процессы закупки продуктов различаются. В одних шеф-повары лично ездят на рынок и выбирают продукты на день. В других ресторанах этот процесс формализован — продукты привозят по заранее согласованному графику в определенном количестве. 

В iikoWeb заранее настраивается процесс закупок с расписанием и списком продуктов. Некоторые стадии можно настроить так, чтобы они проходили автоматически, например, приемка товара. 

После приемки и завершения процесса закупки в iiko создается проведенная приходная накладная.

Настройка процесса

Чтобы создать новый процесс закупок:

  1. В меню выберите пункт Склад → Закупки и нажмите кнопку Добавить.
  2. Пройдите через все шаги настройки.
  3. В конце проверьте настройки еще раз и нажмите кнопку Сохранить.

Начало

Введите название процесса закупок и подробное описание.

Рестораны

Если у вас сеть ресторанов, укажите, где будет использоваться этот процесс заказа продуктов. Для этого выберите нужную концепцию ресторанов.

Расписание

 В зависимости от расписания заказ будет создаваться автоматически или вручную менеджером.

Чтобы создавать заказ вручную, когда нужно закупить продукты:

  1. Выберите пункт Без расписания.
  2. В поле Срок поставки укажите, через сколько дней после получения заказа поставщик готов привезти продукты.
  3. В поле Отправить до укажите время, когда заказ должен уйти поставщику, чтобы товар был доставлен в срок.

Если процесс закупок должен выполняться по установленному графику:

  1. Выберите пункт Фиксированное расписание. Заказ будет создаваться автоматически за несколько дней до дня доставки.
  2. Укажите периодичность, дни и время, когда поставщик должен привозить товар.
  3. В поле Срок поставки укажите, через сколько дней после получения заказа поставщик готов привезти продукты.
  4. В поле Срок подтверждения заказа укажите, сколько дней отводится менеджеру для изменения и подтверждения заказа перед отправкой поставщику.
  5. В поле Отправить до укажите время, когда заказ должен уйти поставщику, чтобы товар был доставлен в срок.

Поставщик

Выберите из списка поставщика, у которого нужно заказать продукты. Для отправки заказа через систему документооборота включите Подставить GLN и укажите код в поле ниже. Если в iikoOffice в карточке поставщика уже указан GLN, то не включайте эту настройку, система возьмет код оттуда.

Товары

Составить список товаров для заказа можно двумя способами:

  • Составить список продуктов вручную. Для этого выберите пункт Указанные товары. Нажмите кнопку Добавить товар. В открывшемся окне установите галочки напротив нужных продуктов и нажмите кнопку Добавить.
  • Использовать заранее созданный список продуктов. Для этого выберите пункт Сохраненный набор товаров.
  • Как создать набор продуктов, см. в статье Списки товаров.

Количество

Укажите, как должно определяться количество продуктов в заказе:

  • Если сотрудник должен сам вводить нужное количество товара, выберите пункт Не предлагать количество. Система не будет автоматически заполнять количество.
  • Если на шаге Товары выбран список товаров, а в нем задано максимальное количество, то выберите пункт  До максимума, указанного в шаблоне. Система будет предлагать количество товара для заказа.
  • Если нужно, чтобы система сама рассчитала количество продуктов на основе прогноза продаж, выберите пункт Использовать прогноз.

Упаковки

Укажите, откуда брать упаковки, которые будут доступны менеджеру для выбора при заказе продуктов.

  • Чтобы использовать упаковки из прайс-листа поставщика, действующего на момент заказа. Для этого выберите пункт Автоматически.
  • Если на шаге Товары выбран заранее созданный список товаров, выберите пункт Упаковки из набора товаров. В заказе будут доступны только те упаковки из списка, которые отмечены зеленым цветом. Если у поставщика есть прайс-лист, то система будет сопоставлять упаковки из набора товаров с упаковками из прайс-листа. Для заказа будут доступны только те упаковки, которые есть и там, и там.

Подтверждение менеджера

Перед отправкой заказа поставщику может потребоваться его проверка и подтверждение менеджером. 

  • Чтобы включить этот шаг в процесс закупок, включите настройку Не отправлять заказ без подтверждения. Если настройка отключена, то заказ сразу перейдет в статус Отправлен.
  • Чтобы разрешить менеджеру добавлять к этому же заказу еще товары в список, включите настройку Можно добавлять товары.
  • Чтобы после подтверждения заказа менеджером перевести заказ в следующую стадию, включите настройку Отправлять заказ сразу. Если настройка отключена, то заказ после подтверждения останется в состоянии Одобрен. В статус Отправлен заказ перейдет автоматически, этот момент времени будет указан в карточке заказа. Это время рассчитывается на основе настроек на шаге Расписание.

Отправка заказа

Выберите способ отправки заказа поставщику:

  • Если менеджер заказывает продукты по телефону или вручную отправляет поставщику заказ на электронную почту, то выберите пункт Электронная отправка не используется.
  • Чтобы система сама отправила заказ поставщику на электронную почту, выберите пункт Автоматическая отправка на электронную почту поставщику и настройте параметры отправки письма:
  • Чтобы система сама отправила заказ поставщику на сервер FTP, выберите пункт Автоматическая отправка заказа на FTP и настройте параметры отправки:
    • Код клиента — некоторые поставщики выдают своим клиентам код, так они быстрее определяют, от кого поступил заказ.
    • Протокол FTP — выберите потокол, по которому работает ftp-сервер.
    • FTP хост — адрес сервера FTP.
    • FTP порт — порт сервера FTP.
    • FTP логин и FTP пароль — учетная запись для доступа к серверу FTP.
    • FTP папка — папка на сервере, куда нужно положить файл заказа.
    • Расширение файла — в каком формате поставщику удобно получить заказ.

Подтверждение поставщика

Укажите, требуется ли подтверждение от поставщика:

  • Если поставщик готов привезти товар без дополнительных согласований, выберите пункт  Подтверждение поставщика не требуется. Заказ автоматически перейдет в статус Подтвержден поставщиком.
  • Если нужно сначала согласовать с поставщиком состав заказа и при необходимости внести корректировки, выберите пункт Ручное подтверждение.

Создание накладной

Поставщик не сообщает об отгрузке, и для начала приемки менеджеру нужно нажать кнопку Принять заказ. Приходная накладная сформируется автоматически.

Прием товара

Настройте шаг приемки товара, который привез поставщик.

  • Если приемка не требуется и товары можно оприходовать полностью в том количестве, которое указано в накладной поставщика, то выберите пункт Без приемки.
  • Чтобы менеджер перед приходованием товара на склад сначала его проверил, выберите пункт Приемка товара менеджером. В ходе приемки могут возникнуть ошибки, для их исправления разрешите менеджеру Изменять упаковки в списке товаров или Добавлять товары в список.

Оприходование

Товар приходуется по факту в том количестве, которое указал менеджер при приемке.

Конец

Проверите все настройки процесса закупок, включите настройку Активировать и нажмите кнопку Сохранить.