[-]
  
  
 
[-]
Настройка
  
  
  
  
[-]
Работа и управление — Store Ops
  
  
  
  
[-]
  
  
  
[-]
  
  
  
  
[-]
  
  
  
 [-]
   
   
  
  
  
  
  
  
[-]
  
  
  
  
[-]
  
  
[-]
Справочники
  
 
 
Updated on 11/12/2019
iikoWeb для тарифа iikoCloud Start
Как настроить закупку продуктов
Direct link to topic in this publication:

Описание и общие принципы закупки продуктов в iikoWeb см. в статье Закупки.

В этой статье приведен список настроек, которые могут потребоваться для закупки продуктов, а также, как создавать сами процессы.

Что нужно настроить

  • Добавьте поставщиков, у которых будете заказывать продукты.
  • Создайте сам процесс закупки — см. ниже в этой статье. 

Как создать процесс закупки

Чтобы создать новый процесс закупки, откройте приложение Configuration, перейдите на страницу Склад → Закупки и нажмите кнопку Добавить.

Настройка закупки разделена на несколько шагов.

Начало

Введите название процесса закупки и подробное описание.

Рестораны

Выберите рестораны, в которых по этому процессу будут закупаться продукты.

Расписание

Без расписания

Если расписания нет, то менеджер вручную создает заказ, как только потребовалось купить продукты.

  1. Выберите пункт Без расписания.
  2. В поле Срок поставки укажите, через сколько дней после получения заказа поставщик готов привезти продукты.
  3. В поле Отправить до укажите время, когда заказ должен уйти поставщику, чтобы товар был доставлен в срок.
  4. В поле Частота заказа укажите, на сколько дней должно хватить продуктов.
    Использовать его имеет смысл при автоматическом расчете количества товара (см. этап Количество). Система автоматически будет рассчитывать количество товара, чтобы его хватило до следующей поставки.

Фиксированное расписание

При поставках по расписанию заказ создается автоматически.

  1. Выберите пункт Фиксированное расписание. Заказ будет создаваться автоматически за несколько дней до дня поставки.
  2. Укажите периодичность, дни и время, когда поставщик должен привозить товар.
  3. В поле Срок поставки укажите, через сколько дней после получения заказа поставщик готов привезти продукты.
  4. В поле Срок подтверждения заказа укажите, сколько дней отводится менеджеру для изменения и подтверждения заказа перед отправкой поставщику.
  5. В поле Отправить до укажите время, когда заказ должен уйти поставщику, чтобы товар был доставлен в срок.

Например, товар должен поставляться каждую пятницу в 10-00. На подтверждение заказа отводится 2 дня, поставщик собирает и привозит заказ в течение 2 дней. Получается, что заказ будет формироваться по понедельникам. Менеджер должен подтвердить его до 13-00 среды и отправить поставщику.

Как настроить такое расписание:

Детализированное расписание поставщика

Фиксированное расписание всегда имеет равномерную периодичность. Но бывает так, что поставщик привозит продукты каждый день кроме выходных.

В таких случаях можно использовать Детализированное расписание поставщика. 

Настраивается такое расписание в виде скрипта, который имеет простой синтаксис.

Всего 7 блоков — на каждый день недели. Для каждого дня прописываются настройки:

  • shipmentDay — номер дня: 1 — понедельник, 2 — вторник, 3 — среда и т.д.
  • shipmentAvailable — есть ли доставка в этот день.
    Если есть: "shipmentAvailable": true,
    Если нет: "shipmentAvailable": false,
  • shipmentTime: hour, minute — время доставки (часы, минуты).
  • dueDay, dueTime: hour, minute— до какого дня и времени нужно принять заказ.
  • dayCreate — в какой день должен формироваться заказ.

Если параметр не используется, то укажите его значение null.

Настроим поставку продуктов на неделю: она выполняется каждый день кроме субботы и воскресенья. Каждый день формируется заказ, а продукты привозят на следующий. Но чтобы товар пришел в понедельник, заказ нужно создать и отправить в пятницу.

Для такого расписания можно в поле Расписание доставки вставить скрипт.

Посмотреть пример скрипта
JSON
{
"scheduleItems": [
{
"shipmentDay": 1,
"shipmentAvailable": true,
"shipmentTime": {
"hour": 9,
"minute": 0
},
"dueDay": 5,
"dueTime": {
"hour": 12,
"minute": 0
},
"dayCreate": 5
},
{
"shipmentDay": 2,
"shipmentAvailable": true,
"shipmentTime": {
"hour": 9,
"minute": 0
},
"dueDay": 1,
"dueTime": {
"hour": 12,
"minute": 0
},
"dayCreate": 1
},
{
"shipmentDay": 3,
"shipmentAvailable": true,
"shipmentTime": {
"hour": 9,
"minute": 0
},
"dueDay": 2,
"dueTime": {
"hour": 12,
"minute": 0
},
"dayCreate": 2
},
{
"shipmentDay": 4,
"shipmentAvailable": true,
"shipmentTime": {
"hour": 9,
"minute": 0
},
"dueDay": 3,
"dueTime": {
"hour": 12,
"minute": 0
},
"dayCreate": 3
},
{
"shipmentDay": 5,
"shipmentAvailable": true,
"shipmentTime": {
"hour": 9,
"minute": 0
},
"dueDay": 4,
"dueTime": {
"hour": 12,
"minute": 0
},
"dayCreate": 4
},
{
"shipmentDay": 6,
"shipmentAvailable": false,
"shipmentTime": null,
"dueDay": null,
"dueTime": null,
"dayCreate": null
},
{
"shipmentDay": 7,
"shipmentAvailable": false,
"shipmentTime": null,
"dueDay": null,
"dueTime": null,
"dayCreate": null
}
]
}

Поставщик

Выберите из списка поставщика, у которого нужно заказать продукты.

Для отправки заказа через систему документооборота включите Подставить GLN и укажите код в поле ниже.

Товары

Составьте список товаров, которые нужно закупить:

  1. Выберите пункт «Указанные товары». 
  2. Нажмите кнопку Добавить товар. 
  3. Установите галочки напротив нужных продуктов и нажмите кнопку Добавить.

Количество

Выберите, как определять количество продуктов в заказе:

  • Если менеджер будет сам вводить нужное количество товара, выберите пункт Не предлагать количество. Система не будет автоматически заполнять количество.
  • Если нужно, чтобы система сама рассчитала количество продуктов на основе прогноза продаж, выберите пункт Использовать прогноз. В поле Процент от финального прогноза можно указать, как использовать результаты прогноза, например, полностью на 100%, частично на 80%, или с запасом на 120%.
  • Если у вас уже были заказы, то из них можно подставлять количество товара, для этого выберите пункт По последнему заказу.

Упаковки

Упаковки, в которых поставляются товары, автоматически берутся из прайс-листа поставщика.

Подтверждение менеджера

Перед отправкой заказа поставщику может потребоваться его проверка и подтверждение менеджером. 

  • Чтобы включить этот шаг в процесс закупок, включите настройку Не отправлять заказ без подтверждения. Если менеджер не успеет вовремя подтвердить, то заказ будет автоматически отменен.
    Если настройка отключена, то заказ сразу перейдет в статус Отправлен и при автоматической отправке сразу уйдет поставщику.
  • Чтобы разрешить менеджеру корректировать заказ при подтверждении и добавлять в него еще товары, включите настройку Можно добавлять товары.
  • Чтобы сразу после подтверждения заказ перешел в следующий статус Отправлен, включите настройку Отправлять заказ сразу.
    Если настройка отключена, то заказ после подтверждения останется в состоянии Одобрен. В статус Отправлен заказ перейдет автоматически в зависимости от настроек на шаге Расписание.
  • Включите настройку Можно изменять дату доставки, чтобы разрешить менеджеру на этапе подтверждения заказа изменять дату доставки товара. 
  • Обычно в заказ сразу подставляются цены из прайс-листа поставщика. Если вы не ведете прайс-листы, то цены можно подставлять вручную при подтверждении заказа. Для этого включите настройку Можно изменить цену.

Отправка заказа

Выберите способ отправки заказа поставщику:

  • Если менеджер заказывает продукты по телефону или вручную отправляет поставщику заказ на электронную почту, то выберите пункт Электронная отправка не используется.
  • Чтобы система сама отправила заказ поставщику на электронную почту, выберите пункт Автоматическая отправка на электронную почту поставщику и настройте параметры отправки письма:

Подтверждение поставщика

Укажите, требуется ли подтверждение от поставщика:

  • Если поставщик готов привезти товар без дополнительных согласований, выберите пункт  Подтверждение поставщика не требуется. Заказ автоматически перейдет в статус Подтвержден поставщиком.
  • Если нужно сначала согласовать с поставщиком состав заказа и при необходимости внести корректировки, выберите пункт Ручное подтверждение.

Создание накладной

Вручную

Чтобы вручную контролировать поступление товара и создание приходной накладной, выберите пункт Поставщик не сообщает об отгрузке заранее.

Сразу после того, как поставщик подтвердил заказ, для начала приемки менеджеру нужно нажать кнопку Принять заказ. После приемки формируется приходная накладная.

Автоматически

Чтобы приходная накладная создавалась и подтверждалась автоматически, выберите пункт Без оповещения менеджера.

Выберите тип склада, на который должен приходоваться товар. 

По умолчанию накладная создается в запланированный день доставки, согласно настройкам расписания. Чтобы накладная создавалась в день, когда поставщик подтвердил заказ, включите настройку Создание накладной датой подтверждения поставщика.

Можно создать накладную вручную — разрешить менеджеру принять поставку, не дожидаясь запланированной даты доставки, например, если поставщик привозит товары раньше.

Прием товара

Без приемки

Если приемка не требуется и товары можно оприходовать полностью в том составе и количестве, которые указаны в заказе, то выберите пункт Без приемки.

Приемка менеджером

Чтобы менеджер проверил товар перед приходованием на склад, выберите пункт Приемка товара менеджером.

Менеджеру можно разрешить менять некоторые параметры заказа. Для этого включите подходящую настройку:

  • Менеджер может изменять упаковки товаров. Полезно, если поставщик привез товар не в той упаковке, которая указана в заказе.
  • Менеджер может добавлять товары, если поставщик привез продукты, которых не было в заказе.
  • Менеджер может устанавливать склад поставки, на который нужно оприходовать товары. Например, если система ошибочно вбырала склад по умолчанию.
  • Менеджер может устанавливать НДС — если в iikoOffice в настройках учета НДС не включен в закупочные цены товаров, то можно разрешить менеджеру изменять процент НДС при приемке.

Оприходование

Товар приходуется по факту в том количестве, которое указал менеджер при приемке.

Конец

Проверите все настройки процесса закупок, включите настройку Активировать и нажмите кнопку Сохранить.