Share:

Для регистрации сотрудников необходимо обладать правами «Редактировать права доступа» (B_EP) и «Добавлять, удалять, редактировать карточки сотрудников» (B_EE).

Чтобы сотрудник предприятия имел возможность работать в системе iiko, он должен быть зарегистрирован в ней в качестве пользователя, для этого:

  1. Выберите в меню Сотрудники пункт Сотрудники.
  2. В открывшемся окне нажмите кнопку Добавить, расположенную в левом верхнем углу, откроется окно Персональная карточка.
  3. Заполните информацию на закладках персональной карточки.
  4. После ввода всех параметров нажмите кнопку Сохранить.

Список сотрудников вы можете выгрузить в файл MS Excel. Например, чтобы составить телефонный справочник сотрудников, включите показ колонки с номерами телефонов, и сохраните такой список в файле.

Основные сведения

Поля закладки Основные сведения заполните личными данными сотрудника.

Поле Имя в системе является обязательным для заполнения.

Табельный номер заполняется автоматически. Вы можете изменить это значение, но при этом оно должно быть уникальным в системе.

Должность выберите из списка, она определяет права сотрудника по умолчанию. При этом система предложит назначить сотруднику оплату, заданную для выбранной должности. После подтверждения запроса тариф оплаты труда должности будет автоматически перенесен в карточку сотрудника. Чтобы назначить сотруднику несколько должностей, установите галочки напротив нужных пунктов. При этом в конкретный момент времени он сможет работать только под одной из них. Права доступа, которые сотрудник получает от конкретной должности, будут действовать только тогда, когда у сотрудника открыта смена в этой должности.

По данным в полях Фамилия и Имя строится табель учета рабочего времени по форме Т-13 (из Журнала явки).

Для настройки прав сотрудника перейдите по ссылке Редактировать права.

Чтобы сотрудник мог приобретать товары и услуги по специальным ценам, выберите для него ценовую категорию.

Дополнительные сведения

В поле Дата договора укажите дату найма сотрудника и настройте его доступ в систему. 

Чтобы обозначить окончание трудовой деятельности сотрудника на вашем предприятии, заполните поле Дата увольнения.

В iikoFront сотрудник может войти с помощью прокатки личной магнитной карты или ввода индивидуального PIN-кода. В случае использования устройства для прокатки магнитных карт введите в поле № Карты номер магнитной карты сотрудника или нажмите кнопку и прокатайте карту.

PIN-код для сотрудника система может сгенерировать автоматически. Для этого воспользуйтесь кнопкой Генерировать. Или задайте PIN-код вручную. При этом он должен отвечать следующим требованиям:

  • PIN-код должен быть уникальным в рамках одного предприятия.
  • Придерживайтесь одинакового количества цифр в PIN-кодах всех сотрудников, т. к. их проверка выполняется по начальным цифрам. Например, коды 111 и 1111 будут считаться одинаковыми.
  • Войти в iiko можно по имени и паролю. Задайте их в полях Имя для входа в систему, Пароль и Повтор пароля. В дальнейшем сотрудник может поменять свой пароль. Чтобы изменить пароль другого сотрудника, нужно обладать правом «Редактировать права» (B_EP).

В iikoOffice сотрудник является ответственным в своем торговом предприятии («Отв. ТП», поле Ответственный), а также он может иметь права на работу с финансовым модулем. Такая настройка ограничивает сотрудника в доступе к финансовым данным предприятия. Доступ к финансовой информации в корпорации настраивается в iikoChain.

Для всех проводок, связанных с начислением, удержанием и выплатой заработной платы сотрудникам (по счету «Текущие расчеты с сотрудниками»), вы можете задать различные «концепции». И вы можете получить Отчет о движении денежных средств с детализацией по этому признаку. Для этого в персональной карточке сотрудника задайте параметр Концепция.

Паспорт/Лицензия

На закладке Паспорт введите паспортные данные сотрудника, СНИЛС и ИНН. Эти данные система автоматически подставит в печатные формы документов.

Оплата

На закладке Оплата представлена история назначения тарифов оплаты сотрудника в соответствии с должностями, которые он когда-либо занимал.

Жирным выделены действующие на данный момент ставки оплаты.

При выборе должности система предлагает применить тарифные ставки, указанные в ее карточке. Вы можете использовать их, или назначить индивидуальные ставки по каждой должности в карточке сотрудника. Для этого:

  1. Нажмите кнопку Назначить ставки оплаты. Откроется окно, в котором в таблице будет представлен перечень должностей, назначенных сотруднику (указанных на закладке Основные сведения), а также действующих тарифов. График устанавливается в соответствии с указанным в карточке должности. Для графиков «По расписанию» и «Свободный» оклад вычисляется автоматически я является предполагаемым доходом сотрудника за месяц, его отредактировать нельзя.
  2. Выберите должность, для которой нужно назначить ставку. Должности с графиком работы «Оклад» группируются в одной строке. Для таких должностей указывается единая ставка оплаты.
  3. В зависимости от графика работы, установленного для должности, укажите ставки оплаты в колонках Тариф (для графиков «По расписанию» или «Свободный») или Оклад (для графика «Оклад»).
  4. Возможны ситуации, когда сотрудник официально оформлен на одном предприятии, но может выходить на работу на другом, и каждое из них принадлежит разным юридическим лицам. При этом сотрудник может там получать питание, которое идет в счет зарплаты. По умолчанию зарплата сотрудника начисляется в том подразделении, в котором он открывал явку. Для учета зарплаты сотрудника в одном подразделении установите галочку Начислять оплату только в подразделении и выберите нужное торговое предприятие.

    Для предприятий, входящих в сеть, настройка выполняется в iikoChain.

  5. В поле Дата применения укажите, с какого числа должны начать действовать заданные ставки оплаты.
  6. Введите величину аванса.
  7. Нажмите кнопку Сохранить.

После того, как должность была назначена сотруднику, изменение её ставок оплаты никак не отражается на этом сотруднике. Поэтому изменение ставок оплаты следует выполнять в карточке сотрудника.

При редактировании графика работы должности происходит обновление графика и в ставках оплаты сотрудника, также в некоторых случаях величина ставки. Например, вы изменили график работы какой-либо должности на «Оклад», и у сотрудника уже есть ставка по другой окладной должности. В этом случае для этого сотрудника ставка должности, у которой был изменен график оплаты, станет равна уже имеющейся ставке.

Изменения графика работы должности вступают в силу:

  • С текущей даты, если график работы «Свободный» был изменен на «По расписанию» и наоборот.
  • С первого числа месяца, если график «Оклад» был изменен на «Свободный» или «По графику» и наоборот. При этом, если изменение было выполнено 1-го числа, то вступят они в силу с этой же даты, а если изменение было внесено в любую другую дату, то они вступят в силу с 1-го числа следующего месяца.

Чтобы запретить сотрудникам изменять начисления зарплаты задним числом, установите дату закрытия периода. Тогда фактически отработанное время, расписание и ставки оплаты, зарегистрированные раньше этой даты, сможет изменить только сотрудник с правом «Изменять ставки оплат, расписание и явки в закрытом периоде» (B_EAP).

Чтобы настроить период редактирования, перейдите в  Настройки торгового предприятия  на закладку  Учет рабочего времени. В блоке  Период редактирования данных  укажите  Дату блокировки  и сохраните изменения.
В iikoOffice, который входит в сеть под управлением iikoChain, это поле не доступно для изменения.

Фото

На закладке Фото добавьте фотографию сотрудника. При просмотре видеофрагментов в журнале событий вы сможете просмотреть фотографию сотрудника и сравнить ее с изображением на видео. См. Видеонаблюдение.

Чтобы добавить фотографию, нажмите кнопку Выбрать и выберите файл с изображением (в формате .bmp, .jpg, .gif или .png). На закладке появится фотография с указанием ее размера в пикселях.

Медкнижки и анализы

Чтобы контролировать сроки прохождения медосмотров и сдачи анализов сотрудниками, укажите даты их выдачи.

Для назначения пользователю медицинского анализа и добавления его в медкнижку:

  1. Нажмите кнопку Добавить.
  2. Выберите необходимые анализы или медосмотры и нажмите кнопку ОК.
  3. Введите для каждого анализа дату выдачи в формате ДД.ММ.ГГГГ или выберите в календаре. При этом дата окончания действия анализа рассчитается автоматически в соответствии со сроком действия, установленным в справочнике медицинских анализов.
  4. Нажмите кнопку Сохранить для применения внесенных изменений и закрытия персональной карточки.

Для управления записями в медкнижке сотрудника используйте меню, расположенным над списком анализов:

Для назначения медицинской процедуры и даты ее прохождения сразу нескольким сотрудникам вы можете воспользоваться функцией группового редактирования медкнижек. Для этого:

  1. Выделите нескольких сотрудников, удерживая клавишу Shift или Ctrl.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши по выделенным строкам и выберите пункт Редактировать.
  3. В открывшемся окне вы можете редактировать назначение процедур для выделенных сотрудников. Процесс аналогичен редактированию медкнижки для одного пользователя.

Обратите внимание на следующее:

  • Если медицинский анализ присутствует у всех редактируемых пользователей, и дата начала действия не совпадает, то он отмечается серым текстом (несколько значений).
  • Если медицинский анализ присутствует у всех редактируемых пользователей, и дата начала действия совпадает, то он отмечается датой начала и датой окончания.
  • Если медицинский анализ присутствует у всех редактируемых пользователей, и дата начала действия не установлена, такой анализ отмечается пустым полем.
  • При добавлении нового медицинского анализа процедура, которая присутствует только у некоторых выделенных пользователей, будет помечена знаком  . Такую процедуру вы можете назначить всем, но у тех, сотрудников, которым она назначается впервые, дата выдачи будет пустой.

Доступность

При планировании расписания сотрудника необходимо понимать, по какому графику он работает, когда может присутствовать на работе, а когда не может.

Например:

  • Сотрудник работает по расписанию 2/2 или 5/2.
  • В качестве официанта подрабатывает студент, который может выходить на работу только по понедельникам и средам с 14.00 до 23.00, а также целый день по воскресеньям.
  • Сотрудник находится в отъезде или на учебе.

Такие периоды вы можете запланировать на закладке Доступность. Они будут отражаться в расписании, и вы сможете понять, когда сотрудник доступен и ему можно назначить смену.

По умолчанию здесь ничего не настроено, таким образом сотрудник доступен всегда.

В блоке График доступности сотрудника вы можете настроить график работы сотрудника, повторяющийся с определенной периодичностью. Например, график «2 дня через 2» или «5 через 2». Для этого:

  1. Нажмите кнопку Добавить.
  2. В поле Начало действия укажите дату, с которой начнется отсчет графика.
  3. Укажите название графика.
  4. В поле Количество дней укажите, с какой периодичностью будет повторяться график работы. Например, для графика «2 через 2» количество дней равно 4, для графика 5/2 – 7 дней. Минимальное значение, которое вы можете указать в данном поле, составляет 1, максимальное – 7.
  5. В расписании ниже укажите периоды, в которые сотрудник недоступен. Для этого выделите мышкой нужные даты. Чтобы выделить несколько интервалов, используйте кнопку Ctrl . Зеленым цветом обозначены периоды, в которые сотрудник доступен, красным – периоды, когда сотрудник недоступен.
  6. По умолчанию время в графике доступности имеет шаг размером в один час. Для более детального планирования установите галочку Редактирование доступности с точностью до 15 минут.
  7. Нажмите кнопку Сохранить.

Чтобы внести изменения в график, щелкните по нему два раза левой кнопкой мыши или выделите нужный и нажмите кнопку Редактировать.

Вы можете создать несколько графиков доступности. При этом предыдущий график будет действовать до тех, пока не наступит дата начала действия нового графика.

В блоке Индивидуальные периоды доступности сотрудника вы можете настроить дни или периоды, которые являются исключением из графика доступности. Например, обычно по средам сотрудник не доступен, но в среду на следующей неделе (29.06) он сможет выйти на работу.

Чтобы настроить индивидуальный период:

  1. В поле Тип выберите один из пунктов: «Доступен» или «Не доступен».
  2. Укажите дату и время начала и окончания индивидуального периода.

Щелкните левой кнопкой мыши в любой области списка. В результате будет создан настроенный период.

Новая карта сотрудника

Для регистрации в iikoFront сотрудник прокатывает персональную магнитную карту. Чтобы завести новую карту, например, сотрудник ее потерял, необходимо выполнить следующее:

  1. Выберите в меню Сотрудники пункт Сотрудники.
  2. Найдите в списке интересующего сотрудника. Для быстрого поиска введите имя или часть имени сотрудника в поле Поиск . По мере ввода осуществляется поиск и отображение найденных сотрудников в списке.
  3. Откройте персональную карточку сотрудника. Для этого дважды щелкните левой кнопкой мыши на строке сотрудника.
  4. Перейдите на закладку Дополнительные сведения.
  5. Установите курсор в поле № Карты и удалите старый номер. Введите номер новой карты.
  6. Сохраните настройки.

Групповое редактирование сотрудников

Если одни и те же изменения касаются нескольких сотрудников, то для экономии времени некоторые настройки вы можете сделать сразу для группы. Для этого выделите сотрудников с помощью клавиш на клавиатуре Ctrl и Shift и в контекстном меню выберите пункт Редактировать.

В открывшемся окне можно отредактировать:

  • Должность. Символ рядом с должностью означает, что не всем выбранным сотрудникам она назначена, либо не для всех она является основной.
    • Чтобы назначить выбранным сотрудникам должность, установите напротив нее галочку . Для назначения ставки этой должности перейдите на закладку Оплата и в диалоговом окне выберите, нужно установить ли тариф из карточки этой должности или оставить нулевое значение, чтобы потом ввести нужный тариф.
    • Чтобы сделать должность основной, установите напротив нее галочку в колонке Основная роль.
  • Ставки оплаты. На закладке Оплата отображаются те должности, которые отмечены на закладке Должности (назначены выбранным сотрудникам). Должности с графиком «Оклад» объединены в одной строке. Если в поле Аванс стоит значение «0,00», это означает, что у всех сотрудников аванс разный.
    • Чтобы назначить сотрудникам тарифную ставку, на закладке Оплата напротив должности введите значение ставки в столбце Оклад или Тариф в зависимости от графика работы. Если у сотрудника ранее была окладная должность, и вы ее не отменили, то тариф по всем окладным должностям не изменится после сохранения.
    • Чтобы назначить всем сотрудникам аванс, на закладке введите нужное значение в поле Аванс.
  • Медицинские анализы. Выбранные анализы и медосмотры и даты из назначения применятся ко всем выбранным сотрудникам. Чтобы назначить анализ сотрудникам, нажмите кнопку Добавить, установите галочки напротив нужных пунктов и нажмите кнопку ОК. Установите для каждого анализа Дату выдачи.

Смена пароля для работы в iikoOffice

Сотрудник может сменить свой пароль для работы в iikoOffice вне зависимости от предоставленных ему прав. Для этого всем сотрудникам, имеющим свой логин и пароль для входа в iikoOffice, доступен раздел Администрирование → Сменить свой пароль.