[+]
Обслуживание столов
[+]
Фастфуд
[+]
[+]
[+]
[+]
Сервис
Updated on 10/26/2018
Direct link to topic in this publication:
iikoFront 6.2
Явки сотрудников

Контроль и изменение явок

Вы можете посмотреть, кто из ваших сотрудников и когда открыл текущую смену, а также посмотреть явки на интересующую дату. Для этого выберите пункт  → Редактировать явки. В открывшемся окне вы можете изменить и принять явки сотрудника, перейти на личную страницу и принудительно закрыть или открыть его смену.

По умолчанию в окне Просмотр явок показана информация за текущий день по фактическому времени прихода всех сотрудников, назначенным им сменам расписания, а также зачтенное рабочее время. Интересующую дату вы можете выбрать с помощью кнопок «<» или «>», или с помощью календаря, который открывается при нажатии на кнопку с датой.

Окно просмотра явок содержит таблицу со списком сотрудников и информацией о явках и сменах. По каждому сотруднику за выбранный день выводится следующая информация:

  • Имя и должность.
  • Длительность явки (справа от имени сотрудника).
  • Принято (Приход, Уход) – подтвержденное время открытия и закрытия личной смены. Может быть зафиксировано несколько явок. Если смена не закрыта, то в поле Уход – «прочерк»; в указанный день не зарегистрировано ни одной явки – «Нет явок». Время открытия/закрытия явки, выходящее за рамки указанного дня, отмечено «звездочкой».
  • Зачтено (Время, Тип) – засчитанное рабочее время по данной явке и правило учета (см. ниже).
  • По расписанию (Приход, Уход) – начало и окончание смены (нескольких смен) по расписанию или «Нет смен в расписании».
  • Примечание – причины штрафов, например, «Опоздание», «Ранний уход» или «Прогул».

Информация по явкам показана разными цветами:

  • Зеленым выделены принятые явки.
  • Бледно – желтым открытые.
  • Розовым – проблемные явки (например, опоздание, прогул, вне расписания, превышение лимита продолжительности).
  • Красным шрифтом выделен комментарий к проблемным явкам.

Список сотрудников вы можете сгруппировать/разгруппировать по должностям. Для этого нажмите кнопку Группировать. При нажатии кнопка станет желтой, и список будет сгруппирован.

Слева от таблицы вверху находятся кнопки, предназначенные для фильтрации данных по явкам и сменам. Ниже – кнопка Все должности и кнопки с названиями должностей, слева от названия показано количество сотрудников на данной должности. Эти кнопки предназначены для фильтрации данных по должностям.

По умолчанию показаны явки по всем сотрудникам – нажата кнопка Все явки. Для фильтрации данных по сотрудникам, у которых открыты или закрыты явки, нажмите соответствующую кнопку. Вместе с фильтром по явкам (Все/Открытые/Закрытые явки) вы можете наложить дополнительные условия для отбора сотрудников, у которых есть явки или назначены смены (кнопки Есть явки и Есть смены в расписании).

Вы можете исключить из показа ненужные должности нажатием кнопок с их названиями. Эти кнопки будут показаны как не нажатые (серого цвета). Чтобы вернуться к информации по всем сотрудникам, нажмите кнопку Все должности – кнопки с должностями будут выделены желтым.

Подтверждение явок сотрудника

В окне просмотра явки выберите интересующую дату. Для принятия явок сотрудника нажмите на соответствующую ему строку.

В открывшемся окне в верхней его части в области Расписание показывается информация о назначенной в расписании на этот день смене (или сменах) сотрудника, а также причинах штрафов или прогуле, если такие были.

Ниже в области Явки – информация о фактическом и подтвержденном времени присутствия сотрудника на рабочем месте в этот день:

  • Фактически (Приход, Уход) – время открытия и закрытия личной смены. Если смена не закрыта, то в поле Уход – «прочерк». Время открытия/закрытия явки, выходящее за рамки указанного дня, отмечено «звездочкой». Если явка была создана менеджером вручную, то данное поле – пустое.

Warning
Внимание! Если сотрудник еще не закрыл свою личную смену, то подтвердить эту явку невозможно. Для этого необходимо сначала принудительно закрыть его смену, нажав кнопку Закрыть открытые явки, и только после этого подтвердить. 
  • Принято (Приход, Уход) – подтвержденное время начала и окончания явки. Может быть зарегистрировано несколько явок. Если смена не закрыта, то в поле Уход – «прочерк».
  • Засчитывать – правило учета рабочего времени. Существуют следующие варианты:
    • В рамках расписания – учитывается только та часть принятого времени, которая пересекается хотя бы с одной сменой расписания.
    • По времени – засчитывается явка по принятому времени.
    • Не засчитывать – явка не засчитывается.

В зависимости от графика работы сотрудника («По расписанию» или «Свободный») в колонке Засчитывать будет доступна кнопка В рамках расписания или По времени. Если сотрудник работает по расписанию, то его рабочее время может быть либо засчитано в рамках расписания, либо не засчитано. При свободном графике – может быть засчитано по времени или не засчитано.

Чтобы засчитать рабочее время по данной явке, выберите нужное правило учета, последовательно нажимая на кнопки В рамках расписания/По времени и Не засчитывать.

  • Зачтено часов – засчитанное рабочее время по данной явке.

Справа внизу показано общее количество засчитанных рабочих часов по всем явкам сотрудника на указанную дату. После того, как внесете необходимые изменения в явки сотрудника, нажмите кнопку ОК.

Если длительность явки или суммарная длительность зарегистрированных на учетный день явок сотрудника превышает максимально допустимое значение, то при их подтверждении будет выведено сообщение об ошибке.

Максимальная продолжительность смены сотрудников, а также определенной должности, настраивается в iikoOffice в Настройках торгового предприятия на закладке Учет рабочего времени.

Принудительное закрытие личной смены

Если сотрудник ушел с работы, не зарегистрировав этот факт в системе, то вы можете принудительно закрыть его открытые явки.

  1. В окне редактирования явок нажмите кнопку Закрыть открытые явки и прокатайте карту с правами «Принудительно закрывать личные смены» (F_KIS).
  2. В колонке Фактически в поле Уход установится текущее время. Если открыто несколько смен, то при закрытии они будут объединены в одну явку с максимальной продолжительностью.

Принудительно закрыть или открыть смену любого сотрудника вы можете также с его страницы, открыв ее нажатием кнопки Личная страница сотрудника. См. статью Личная страница сотрудника.

Добавление явок сотрудника

При необходимости сотруднику может быть добавлена явка или несколько явок на определенную дату.

  1. В окне редактирования явок нажмите кнопку Добавить явку и прокатайте карту с правом «Принудительно закрывать личные смены» (F_KIS).
  2. В открывшемся окне добавления явки установите нужное время ее начала и окончания. Вы можете указать время начала и продолжительность явки, тогда время окончания установится автоматически. При установке времени используйте кнопки «вверх»/«вниз» и кнопки с цифрами. Для ввода комментария – виртуальную клавиатуру.
  3. При необходимости введите комментарий и нажмите кнопку ОК.
  4. После добавления всех явок на указанную дату нажмите кнопку ОК.

Редактирование явок сотрудника

Вы можете изменить явки сотрудника на выбранную дату.

  1. В окне редактирования явок нажмите на интересующую явку в колонке Принято.
  2. В открывшемся окне редактирования явки установите нужное время начала и окончания.
  3. При необходимости введите комментарий и нажмите кнопку ОК.
  4. После редактирования всех явок на указанную дату нажмите кнопку ОК.

Удаление явок сотрудника

При необходимости вы можете отменить явки сотрудника на выбранную дату.

  1. В окне редактирования явок нажмите на интересующую явку в колонке Принято.
  2. В открывшемся окне редактирования явки нажмите кнопку Удаление явки.
  3. Подтвердите удаление нажатием кнопки ОК.
  4. После удаления ненужных явок на указанную дату нажмите кнопку ОК.

Из окна редактирования явок вы можете перейти на личную страницу сотрудника и посмотреть, сколько он заработал за подтвержденное время, а также принудительно закрыть или открыть его смену.

Получать информацию о времени открытия и закрытия личной смены каждого сотрудника, а также изменять явки вы также можете в iikoOffice.

Режим учета рабочего времени

Данные о явках сотрудников с iikoFront попадают на сервер и отображаются в журнале явки в iikoOffice. Если касс много, и сотрудники забывают закрывать личные смены, то на сервере будут накапливаться открытые явки, что может привести к некорректной работе системы.

В этом случае отправку смен на сервер можно отключить. Для этого предназначена кнопка Не использовать терминал для учета рабочего времени в аварийных операциях iikoFront в дополнительном меню. При включении или отключении этого режима личные смены, открытые на данном терминале, будут автоматически закрыты, на сервере они не сохранятся. Личная смена текущего пользователя также закроется, а терминал блокируется. Чтобы включить учет рабочего времени, необходимо право «Принудительно закрывать личные смены».

Отчет по явкам сотрудников

Если вам предоставлены соответствующие права, то вы можете получить и распечатать отчет «Явки сотрудников» на учетный день или период. Для этого в окне дополнительных функций нажмите кнопку Отчеты и выберите Специальные отчеты → Явки сотрудников.

На экране справа появится сформированный отчет, который показывает явки сотрудников (и комментарии к ним, если были заданы менеджером) на учетную дату по всем терминалам. Вы можете настроить дату или период формирования отчета, а также указать, нужно ли включать в отчет незакрытые явки; явки, которые начались до начала периода; явки, которые закончились после окончания периода. Время начала/окончания явки, выходящее за рамки указанного периода, будет отмечено «звездочкой».