Share:

Платежная ведомость в iiko используется для расчета и оплаты труда сотрудникам организации. Она формируется вручную ответственным сотрудником по каждому расчетному периоду. В рамках одного периода может быть только одна Платежная ведомость.

Как правило, выплаты основной части зарплаты происходят в следующем календарном месяце. В платежной ведомости выплаты «относятся» к определенному периоду, вне зависимости от того, когда они были сделаны.

Платежная ведомость строится на основании проводок начислений и удержаний счета «Текущие расчеты с сотрудниками», относящихся к периоду документа, и выплат, у которых указан номер этой ведомости. В ведомости содержится список сотрудников, по которым зарегистрированы расчеты по зарплате за период или есть задолженность.

Для работы с документами Платежная ведомость у сотрудника должны быть права «Создавать и редактировать расчетно-платежные ведомости» (B_EPP) и «Просматривать расчетно-платежные ведомости» (B_VPP). Операции начислений и выплат могут регистрировать сотрудники, назначенные ответственными по счету «Текущие расчеты с сотрудниками». «Мягкое» закрытие периода на операции с документом не влияет.

Из платежной ведомости для группы сотрудников можно начислить премии, оклады, авансы, зарегистрировать удержания (штрафы), зачесть деньги.

Information Для этого у сотрудника должно быть право «Регистрировать начисления и выплаты сотрудникам» (B_PAY). Тогда ему будут доступны пункты Начислить, Выдать аванс, Выдать деньги, Удержать, Начислить.

Чтобы просмотреть зарплатные ведомости выберите в меню Сотрудники или Отчеты пункт Платежные ведомости.

В списке присутствуют все ведомости, зарегистрированные в торговом предприятии за выбранный период. По умолчанию установлен предыдущий месяц, но вы можете задать любой период. Удалить платежную ведомость можно только в том случае, если по нему не зарегистрирована ни одна выплата. Чтобы удалить ведомость, сначала отмените все связанные с ней выплаты.

Посмотрите также наш учебный видеоролик «Платежная ведомость».

Оформление платежной ведомости

Чтобы создать Платежную ведомость:

  1. В списке Платежные ведомости нажмите кнопку Создать.
  2. При необходимости отредактируйте сгенерированный автоматически учетный номер новой платежной ведомости, под которым она будет зарегистрирована в системе. Номер может отсутствовать, если шаблон нумерации настроен таким образом, что при создании документа ему не хватает данных для генерации. В этом случае номер будет предложено сгенерировать при сохранении документа.
  3. В поле За период с установлена дата начала периода – это день, следующий за датой окончания периода предыдущей ведомости, изменить ее нельзя. В поле За период по введите дату окончания периода, к которому относится документ, по умолчанию установлен последний день текущего месяца. При изменении периода производится проверка на пересечение с уже существующими документами.
  4. В поле Подразделение выберите название структурного подразделения, которое будет производить выплаты сотрудникам.

  5. В поле Комментарий введите дополнительную информацию о документе.
  6. Сохраните ведомость. Система проверит уникальность номера документа, а также отсутствие пересечений периодов действия с существующими ведомостями.
  7. В ведомость можно добавить сотрудников, которых еще нет в документе. Для этого нажмите кнопку Добавить сотрудников. Если по сотруднику не зарегистрировано ни одной проводки, то он в документе не сохранится.
  8. Зарегистрируйте все необходимые выплаты и удержания по сотрудникам.

Чтобы распечатать Платежную ведомость по выбранным сотрудникам, в контекстном меню выберите пункт Печать.

По каждому сотруднику в платежной ведомости отображается:

  • Имя сотрудника в системе, его табельный номер и должность.
  • Остаток на начало – баланс по счету сотрудника на дату начала периода документа.
  • Начислено – сумма начислений сотруднику за период документа. Сумма проводок по кредиту счета «Текущие расчеты с сотрудниками» по контрагенту. Учитываются проводки с типами ПРЕМ, ПРОЦ, ПОЧАС, ОКЛ, РУЧН, ВС.
  • Удержано – сумма удержаний по сотруднику за период документа. Сумма проводок по дебету счета «Текущие расчеты с сотрудниками» с типом ШТРФ, НЕЗАКР, ПРЕДОП, КРЕД, РУЧН, а также проводки по расходной накладной, если сотрудник указан в ней как покупатель, с типом РАСХНАКЛ.
  • Выплаты – сумма выплат, относящихся к данному документу (по номеру), вне зависимости от даты, когда они были сделаны. То есть выплаты – это сумма проводок по дебету счета «Текущие расчеты с сотрудниками», проводки с типом «ИС» и «АВАНС», они имеют такой же номер, что и документ Платежная ведомость, вне зависимости от фактической даты регистрации выплаты.
  • К выплате – задолженность предприятия перед сотрудником (Остаток на начало + Начислено – Удержано – Выплаты).

Данные по расчету с сотрудниками можно группировать по колонке «Должность». Платежную ведомость можно выгрузить в MS Excel.

Information При регистрации выплат из плана счетов по корр. счету «Текущие расчеты с сотрудниками» с помощью функции Выдать деньги, из Сводного отчета по зарплате или при создании проводки вручную с корр. счетом «Текущие расчеты с сотрудниками» нужно указывать номер платежной ведомости. Чтобы не допускать ошибки, мы рекомендуем регистрировать выплаты из Платежной ведомости.

Из карточки счета «Текущие расчеты с сотрудниками» можно открыть Платежную ведомость. Для этого в контекстном меню нужной проводки выберите пункт Показать документ. Из платежной ведомости можно открыть карточку счета «Текущие расчеты с сотрудниками». Для этого щелкните правой кнопкой мыши по сотруднику и в контекстном меню выберите пункт Карточка счета. В результате в карточке отобразятся все проводки по выбранному сотруднику за период платежной ведомости, из которой вы сюда перешли.

Начисления и удержания

Начисление или удержание можно зарегистрировать автоматически или вручную.

Вручную операция выполняется из Платежной ведомости, Персонального отчета сотрудника, Сводного отчета по зарплате, а также из раздела Сотрудники → Начисления или Удержания. Для нескольких сотрудников начисление или удержание можно зарегистрировать из Платежной ведомости или Сводного отчета по зарплате.

Если сотрудник работает на нескольких должностях, то все выполненные вручную начисления будут производиться на ту должность, которая в его карточке указана в качестве основной.

Чтобы начислить премию или штраф для группы сотрудников из Платежной ведомости:

  1. Выберите сотрудников для начисления или удержания.
    • По умолчанию в ведомости показаны только те сотрудники, по которым за период были какие-либо расчеты в подразделении. При необходимости добавьте в ведомость тех сотрудников подразделения, которых еще нет в документе. Для этого нажмите кнопку Добавить сотрудников, выберите нужных и нажмите ОК.
    • Выберите одного или нескольких сотрудников с помощью клавиш Ctrl или Shift.
  2. Нажмите кнопку Начислить... или Удержать... В открывшемся окне:
    1. Укажите дату выполнения операции. По умолчанию установлена текущая дата.
    2. В поле Подразделение отображается название структурного подразделения платежной ведомости.
    3. Выберите тип начисления или удержания. Они настраиваются в разделе Сотрудники → Типы начислений или Типы удержаний.
    4. Сумма начисления или удержания для каждого сотрудника подставляется автоматически из настроек. Чтобы ее изменить, установите курсор в поле Сумма и введите значение. Если введено нулевое значение, то проводка не регистрируется.
    5. Введите дополнительную информацию о начислении или удержании в поле Комментарий. Эта информация будет отображаться в проводке по этой операции.
  3. Нажмите кнопку ОК. Если вы ошиблись при отборе сотрудников, то нажмите кнопку Отмена, и сформируйте список заново.

После выполнения операции для каждого сотрудника зарегистрируется проводка по начислению или удержанию денежных средств:

Д (Зарплата) К (Текущие расчеты с сотрудниками)

Тип проводки для начисления – ПРЕМ, а для удержания – ШТРФ.

Выдача аванса

Выдать деньги из Платежной ведомости можно только после сохранения документа и присвоения ему номера. Кроме того, зарегистрировать операцию выдачи аванса можно из Платежной ведомости, Сводного отчета по зарплате, а также из Персонального отчета сотрудника.

Warning Если сотрудник работает на нескольких должностях, то все выполненные вручную выплаты будут производиться на ту должность, которая в его карточке указана в качестве основной.

Чтобы выдать деньги через платежную ведомость:

  1. Откройте Платежную ведомость, выберите сотрудников, которым выдается аванс.
  2. Нажмите кнопку Выдать аванс. В открывшемся окне:
    1. Для каждого сотрудника указана сумма аванса из поля Аванс на закладке Оплата его карточки. Вы можете выплатить и другую сумму, например, при частичной выплате аванса. Такие значения выделяются цветом. Если введено нулевое значение, то проводка не регистрируется.
    2. Укажите дату выполнения операции. По умолчанию установлена текущая дата.
    3. В поле Подразделение отображается название структурного подразделения платежной ведомости.
    4. Укажите счет, с которого будут выданы деньги. Вы можете выбрать любой счет из разделов «Активы», «Обязательства» или «Капитал». Если у счета обязателен контрагент, то его необходимо заполнить.
    5. Для отражения денежного потока от данной операции в отчете укажите статью движения денежных средств (статью ДДС).
    6. В поле Платежная ведомость отображается номер текущей платежной ведомости.
    7. При необходимости напишите дополнительную информацию об операции в поле Комментарий.
    8. Если при выдаче аванса нужно распечатать расходный кассовый ордер или саму платежную ведомость, установите соответствующие галочки. При сохранении операции для каждого документа откроется окно для предварительного просмотра, из которого можно распечатать документ или выгрузить в формат Excel.
  3. Нажмите кнопку ОК. Если вы ошиблись при отборе сотрудников, то нажмите кнопку Отмена, и сформируйте список заново.

После выполнения операции для каждого сотрудника будет зарегистрирована проводка по начислению денежных средств с типом АВАНС:

Дебет (Текущие расчеты с сотрудниками) / Кредит (счет, заданный при выдаче) на сумму выплат.

Начисление оклада

Начисление оклада группе сотрудников из Платежной ведомости выполняется аналогично операции начисления или удержания.

Если сотрудник работает на нескольких должностях, то все выполненные вручную начисления будут производиться на ту должность, которая в его карточке указана в качестве основной.

Для начисления оклада:

  1. Откройте документ Платежная ведомость и выберите сотрудников.
  2. Нажмите кнопку Начислить оклад. В открывшемся окне:
    1. Укажите дату выполнения операции. По умолчанию установлена текущая дата.
    2. В поле Подразделение отображается название структурного подразделения платежной ведомости.
    3. Для каждого сотрудника отображается сумма оклада из поля Оклад на закладке Оплата его карточки. Вы можете зачислить и другую сумму, например, при частичном начислении оклада. Такие суммы выделяются цветом. Если введено нулевое значение, то проводка не регистрируется.
    4. Введите дополнительную информацию об операции в поле Комментарий. Она будет отображаться в проводке по начислению денежных средств.
  3. Нажмите кнопку ОК. Если вы ошиблись при отборе сотрудников, то нажмите кнопку Отмена, и сформируйте список заново.

После выполнения операции для каждого сотрудника будет зарегистрирована проводка по начислению денежных средств с типом ОКЛ:

Д (Зарплата) К (Текущие расчеты с сотрудниками).

Окончательный расчет

Выдача денег группе сотрудников из Платежной ведомости выполняется аналогично операции выдачи аванса.

  1. Откройте Платежную ведомость, выберите сотрудников, которым выдаются деньги.
  2. Нажмите кнопку Выдать деньги. В открывшемся окне:
    1. Для каждого сотрудника указана вся сумма положительного остатка задолженности предприятия перед сотрудником на дату Платежной ведомости. Можно указать и другую сумму к выплате, например, при частичной выплате. Для этого измените значение в поле 

      Сумма

      . Если введено нулевое значение, то проводка не регистрируется.
    2. В поле Тип выдачи выберите цель выдачи денег. В списке доступны типы изъятий, для которых указан корр. счет «Текущие расчеты с сотрудниками».
    3. В полях Со счета, Корр. счет и Статья ДДС автоматически устанавливаются настройки, заданные для указанного типа изъятия в поле Тип выдачи.
    4. Укажите дату выполнения операции. По умолчанию установлена текущая дата.
    5. В поле Подразделение отображаентся название структурного подразделения платежной ведомости.
    6. Для отражения денежного потока от данной операции в отчете укажите Статью ДДС.
    7. В поле Платежная ведомость отображается номер данной платежной ведомости.
    8. Введите дополнительную информацию об операции в поле Комментарий. Она будет отображаться в проводке по начислению денежных средств.
    9. Чтобы распечатать расходный кассовый ордер или платежную ведомость по этой операции, установите соответствующие галочки. При подтверждении операции для каждого документа откроется окно предварительного просмотра, из которого документы можно распечатать или выгрузить в Excel. 
  3. Нажмите кнопку ОК. Если вы ошиблись при отборе сотрудников, то нажмите кнопку Отмена, и сформируйте список заново.

После проведения операции для каждого сотрудника зарегистрируется проводка с типом ИС:

Дебет (Текущие расчеты с сотрудниками) / Кредит (Счет, заданный при выдаче).

Если задолженность нулевая или отрицательная, то никаких проводок не регистрируется.

Точность отображения сумм при расчете с сотрудниками

Счета уволенных сотрудников с балансом, близким к нулю, могут быть скорректированы. Чтобы такие остатки не показывались как нулевые, и их можно было начислить, необходимо показывать суммы с большей точностью.

Например, остаток 0,003456789 рублей можно увидеть в Платежной ведомости только при точности 9 знаков после запятой. Для этого предназначена настройка Точность отображения сумм, позволяющая выбрать точность 2, 4 или 9 знаков. Точность может быть установлена в Платежной ведомости, Сводном отчете по зарплате, а также Персональном отчете выбором соответствующего пункта контекстного меню. По умолчанию суммы показываются с точностью 2 знака после запятой.

Суммы с установленной точностью показываются в диалогах Выдача денег, Начислить и Начислить оклад. Если за уволенным сотрудником остался долг, то сумма к выплате будет отрицательная, и ее нужно начислить. В окне начисления сумма долга подставляется автоматически. Для коррекции счетов может быть настроен тип начисления с нулевой суммой. При выборе такого типа ненулевые суммы для начисления не меняются.