[+]
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Updated on 12/13/2018
Direct link to topic in this publication:
Как мы используем iiko
Расчет сотрудников на окладе

Расчет заработной платы сотрудников может производиться автоматически (для сотрудников, которые работают с учетом явок и смен, например, менеджеров) или вручную (для сотрудников, которые работают без контроля явок, например, управляющих).

Warning Внимание! Автоматическое начисление зарплаты и ручное НЕЛЬЗЯ выполнять одновременно по одному сотруднику, иначе это приведет к двойному начислению.

Система iiko работает методом «начисления»: зарплата, штрафы и премии сначала начисляются, а потом выплачиваются.

Автоматический расчет зарплаты (с контролем явок). Для того чтобы оклад сотруднику начислялся автоматически, для него должно быть назначено расписание и проставлены явки. В этом случае такие начисления производятся равномерно, и по мере начисления эти суммы будут показаны в отчетах, что позволяет в любой момент времени просмотреть приблизительные затраты на персонал. Сотрудникам, работающим по расписанию, также автоматически могут быть начислены штрафы.

Ручной расчет зарплаты (без контроля явок). Вы можете отказаться от ведения журнала явок и расписания по сотрудникам, и начислять оклад вручную по месяцам или неделям. Но в этом случае штрафы автоматически начисляться не будут. Начислить оклад вручную или выдать аванс вы можете сотруднику, работающему по любому графику, не обязательно по графику «оклад». Суммы аванса и оклада могут быть заданы для сотрудника и для должности.

Зарегистрировать выдачу аванса, начислить оклад, а также выполнить окончательный расчет вы можете не только из Персонального отчета по сотруднику, но и из Сводного отчета по зарплате. Из Сводного отчета такие операции могут быть выполнены для группы сотрудников.

Если вы производите расчет с сотрудниками вручную, то вы можете сделать это в iiko с помощью одной кнопки Начислить оклад из Персонального отчета по сотруднику или сразу для всех сотрудников из Сводного отчета по зарплате. Для каждого сотрудника будет создана проводка задолженности по окладу. Размер оклада подставляется из карточки сотрудника.

Аналогичным образом выполняются операции выдачи аванса и остатка задолженности по зарплате. Для этого в отчетах предназначены пункты контекстного меню (или Действия) Выдать аванс и Зачесть деньги. Сумма аванса может быть взята из настроек оплаты сотрудника или выдана произвольная сумма для каждого выбранного сотрудника. Для этого используется новый параметр «из карточки». При выполнении операции Зачесть деньги аналогичным образом используется новый параметр «сумма к выдаче».

Настройка

Оплата труда

При автоматическом начислении заработной платы используется настройка «Среднее число рабочих часов в месяце». По умолчанию считается, что количество рабочих часов в месяце в среднем составляет 170 часов. Это значение установлено в блоке Учет оклада, оно может быть изменено либо в Настройках корпорации в iikoChain в режиме «Все подразделения», либо в Настройках торгового предприятия на закладке Учет рабочего времени.

В форме параметров должности поле Оклад доступно для заполнения, только если установлен график работы «По расписанию» или «Оклад». Если установлен график работы «Оклад», то поле Повременный тариф будет не доступно для заполнения, и в нем установлено значение, равное окладу, деленному на среднее число рабочих часов в месяце.

Теперь в карточке сотрудника, а также в настройках должности, могут быть заданы фиксированные суммы, которые выдаются сотруднику. Для этого предназначены новые поля Оклад и Аванс.

Выдача остатка задолженности по зарплате

Для выдачи остатка задолженности по зарплате необходимо настроить типовое изъятие: Шеф-счет – счет, с которого выдаются денежные средства (например, «Сейф» или «Деньги, выданные под отчет»), и Корр. счет «Текущие расчеты с сотрудниками».

Сводный отчет по зарплате

В Сводный отчет о зарплате выводится информация из карточки сотрудника и фактические суммы начислений. Для построения отчета используются данные счета «Текущие расчеты с сотрудниками» (проводки с типами ПОЧАС, ОКЛ, ПРЕМ, ПРОЦ, АВАНС, ШТРФ, КРЕД, ВС, ИС, РУЧН).

Фактические суммы начислений, показанные в Сводном отчете по зарплате,  могут не соответствовать для тех случаев, когда применялась фиксированная ставка для смены. Если сотрудник работает по расписанию, и ему назначена смена с фиксированной ставкой (в настройке типа смены установлена галочка Использовать фиксированную ставку за смену и указано значение в поле Ставка за смену), то при расчете зарплаты будет учитываться именно эта ставка (а не тариф, указанный в карточке сотрудника). А если сотрудник работает по свободному графику, то при расчете зарплаты будет учитываться ставка, заданная в карточке сотрудника в поле Повременный тариф.

Сводный отчет по зарплате в iikoChain в режиме «Все подразделения»

Сводный отчет по зарплате в iikoRMS

Для каждого сотрудника в отчете показана следующая информация:

Колонка Что содержит
Сотрудник Значение поля Имя в системе в карточке сотрудника. Карточку сотрудника можно открыть из отчета двойным щелчком мыши по данному полю (или с помощью контекстного меню).
Табельный номер Значение поля Табельный номер/Код в карточке сотрудника.
Должность Должность сотрудника. Карточку должности можно открыть двойным щелчком мыши по данному полю (или с помощью контекстного меню).
Остаток на начало Баланс счета Текущие расчеты с сотрудниками по сотруднику на начало отчетного периода.
Оклад Значение поля Оклад в карточке сотрудника. Если значение изменялось за отчетный период, приводится значение на начало периода.
Аванс Значение поля Аванс в карточке сотрудника. Если значение изменялось за отчетный период, приводится значение на начало периода.
Отработано часов Общее количество часов, зачтенное сотруднику в Журнале явок за период отчета
Повр. оплата Значение поля Повременной тариф в карточке сотрудника. Если значение изменялось за период, приводится значение на начало периода
Продажи (блюда) Сумма блюд, которые сотрудник добавлял в заказы. При этом не важно, кто их создавал. Фиксируются только закрытые заказы
Продажи (заказы) Сумма начислений за каждый открытый сотрудником заказ в течение смены. При этом не важно, кто добавлял блюда и закрывал заказ.
Бонусы Общая сумма вознаграждений, начисленных сотруднику по результатам выполнения условий мотивационных программ (сумма проводок с типом МОТИВ)
Начислено Сумма заработной платы, начисленной сотруднику за отчетный период (сумма проводок с типом ПОЧАС, ОКЛ по счету сотрудника)
Недостача Сумма недостачи при принятии кассовой смены (проводки с типом НЕДОСТ по счету «Текущие расчеты с сотрудниками»)
Удержания

Общая сумма штрафов, начисленных сотруднику за отчетный период (проводки с типом ШТРФ по счету сотрудника)

Сумма расходных накладных, в которых сотрудник указан в качестве покупателя (проводки с типом РАСХНАКЛВ)

Сумма оказанных сотруднику услуг, в которых он выступал в качестве покупателя (проводки с типом ИСХУСЛ)

Пр. начисления Общая сумма премий, начисленных сотруднику за отчетный период (сумма проводок с типом ПРЕМ по счету сотрудника)
Еда/Незакр. ст. Сумма проводок с типом КРЕД по счету сотрудника за отчетный период (еда в кредит, незакрытые столы).
Прочие расчеты

Ручные проводки по счету сотрудника за период (тип РУЧН)

Если в настройках кассового аппарата указано, что средства по предоплате попадают под отчет кассиру, то в этом пункте также учитывается сумма предоплаты за заказы (проводки с типом ПРЕДОП по счету «Текущие расчеты с сотрудниками»).

Итого Итоговая сумма: Бонусы + Начислено + Недостача + Удержания + Пр. начисления + Еда/Незакр. ст. + Прочие расчеты. Отрицательные значения подставляются в формулу вместе со знаком «минус».
Выданные авансы Сумма проводок с типом АВАНС по счету сотрудника за отчетный период
Общие выплаты Сумма проводок с типом ИС по счету сотрудника за отчетный период
К выдаче Итоговая сумма заработной платы сотрудника: Итого → Авансы → Общие выплаты
Остаток на конец Баланс по счету сотрудника на дату окончания отчета

Расчет с сотрудниками на окладе

Автоматический учет оклада

Для учета сотрудников, работающих на окладе:

  1. Задайте среднее количество рабочих часов в месяце: пункт меню Администрирование → Настройки торгового предприятия, закладка Учет рабочего времени, блоке Учет оклада. По умолчанию в этом поле задано 170 рабочих часов.
  2. Настройте должности сотрудников, работающих на окладе, указать график работы «оклад». В поле Повременный тариф будет установлено значение, равное окладу, деленному на среднее число рабочих часов в месяце, и это поле будет недоступно для редактирования.
  3. Настройте оплату сотрудника в его карточке на закладке Оплата. Могут быть заданы фиксированные суммы, которые выдаются сотруднику, для этого предназначены поля Оклад и Аванс.
  4. Если не нужно учитывать штрафы за ранний уход и поздний приход, то сделайте их неактивными.
  5. Настройте типовые смены, которые будут использоваться при формировании расписания работы сотрудников, работающих на окладе.
  6. Назначьте сотруднику расписание. В расчете будут участвовать смены, в течение которых была зарегистрирована хотя бы одна явка, неважно какой длительности. Если смена не подтверждена явкой, она не засчитывается.
  7. Создать явки с нужными поправочными коэффициентами, которые будут подтверждать смены сотрудника (если коэффициент равен 100%, оплата за смену будет засчитана полностью, если 50% – то только наполовину, если 0%, например, при прогуле – оплата не начисляется).

Для упрощения учета больничных, отпусков и прочих нерабочих дней (оплачиваемых и неоплачиваемых) в системе возможно автоматическое создание нерабочих явок.

Система iiko по умолчанию рассчитывает заработную плату сотрудников по методу «по расписанию» (это позволяет в любой момент времени просмотреть приблизительные затраты на персонал). Если все описанные выше условия выполнены, то можно произвести расчет оплаты по окладу. Для этого:

  1. Откройте сводный отчет по зарплате или персональный отчет по сотруднику.
  2. Нажмите кнопку Действия → Пересчитать зарплату. В открывшемся окне укажите период для пересчета и нажмите кнопку Пересчитать.
    Warning Внимание! При расчете оклада период должен быть равен календарному месяцу (начало периода – 1-й день месяца, конец – 1-й день следующего месяца). Если период иной, то расчет оклада будет некорректным.

В результате по сотрудникам будет сформирована новая задолженность по алгоритму расчета оклада.

При необходимости вернуться к расчету задолженности «по расписанию» повторно перезапустите пересчет зарплаты, не устанавливая галочку в поле Пересчитать оклад.

Оклад рассчитывается по формуле:

(Длительность смены − неоплачиваемое время) × Повременной тариф × Поправочный коэффициент явки

В расчете наравне с рабочими днями учитываются больничные, отпуска и прочие оплачиваемые нерабочие часы, подтвержденные явками с соответствующими поправочными коэффициентами. Переработки в расчете «по окладу» не учитываются.

Для учета переработок необходимо создать специальные смены с признаком «Переработка». Расчет по таким сменам производится методом «по расписанию» (по пересечению явки и смены). Оплата по сменам-переработкам, подтвержденным явками, начисляются сверх оклада.

Пример учета оклада

Посмотрим, как учитывается оклад, на примере сотрудника с должностью менеджер.

Чтобы настроить оплату:
  1. В карточке должности «Менеджер», задайте график работы Оклад, оклад: 40000 рублей и аванс: 10000 рублей.
  2. Назначьте сотрудника Караваева Д.И. на эту должность. В карточке сотрудника на закладке Оплата будет установлен повременной тариф 235 рублей 29 копеек в час (оклад 40000, деленный на 170). Укажите дату, с которой должен применяться этот тариф для расчета оплаты труда сотрудника (например, с начала месяца 01.02.2016).
  3. Настройте типовые смены для сотрудников, работающих на окладе.

Для этого будут предназначены только смены, например, ОКЛАД_8, ОКЛ_БОЛЬНИЧНЫЙ и ОКЛ_ОТПУСК. Для сотрудников на часовой ставке использовать эти смены нельзя, для них должны быть настроены свои смены.

Настройте учет рабочих дней и отпуска:

  1. Назначьте сотруднику расписание на 5 дней: одну рабочую смену, а остальные – «отпуск».
  2. Создайте рабочие явки с коэффициентом 100%. В Журнале явки с помощью пункта контекстного меню Создать явку.
  3. Откройте персональный отчет по зарплате. По каждой смене показана сумма, начисленная сотруднику за отработанное время: 235 рублей 29 копеек в час, умноженная на 8 часов = 1882 рубля 32 копейки.
  4. Нажмите кнопку Действия → Пересчитать зарплату. В открывшемся окне укажите период для пересчета (начало периода – 1-й день месяца, конец – 1-й день следующего месяца), и установите галочку в поле Пересчитать оклад. Нажмите кнопку Пересчитать. Будут пересчитаны суммы по алгоритму расчета оклада.

После выполнения операции для сотрудника Караваева Д.И. будут созданы проводки задолженности по окладу с типом ПОЧАС (Д (Зарплата) К (Текущие расчеты с сотрудниками)).

Учет больничных производится аналогичным образом, для них должна использоваться специальная смена ОКЛ_БОЛЬНИЧНЫЙ. Для такой смены должен быть задан специальный коэффициент оплаты 0%. Это для того, чтобы данные смены не отображались в расходах на зарплату.

Зададим в расписании смену ОКЛ_БОЛЬНИЧНЫЙ. Например, в пятницу сотрудник вместо того, чтобы выйти на работу, взял больничный. В журнале явки автоматически будет зарегистрирована соответствующая явка.

В Персональном отчете вы увидите, что зарегистрирована смена (приход), но на оплате труда больничный не отразился.

Чтобы зарегистрировать работу сотрудника в выходной день, а также его работу вне штатного расписания, то есть переработки, ему должна быть назначена специальная смена ДОП_ВЫХОД.

Если вы хотите зачесть сотруднику переработку 1 час, то в расписании на этот день вы должны назначить ему дополнительную смену ДОП_ВЫХОД, и скорректировать границы так, чтобы учесть всю переработку для сотрудника. Затем вы должны создать соответствующую явку вручную в Журнале явок. После этого в персональном отчете вы увидите, что еще засчитан 1 час и повременная оплата за этот день увеличилась.

Ручной расчет

Для сотрудников, которые работают без контроля явок (например, управляющих), начисление оклада, выдача аванса и остатка задолженности по зарплате производится вручную. Вы можете сделать это быстро для всех сотрудников из Сводного отчета по зарплате.

Начисление оклада

Начислить оклад для группы сотрудников вручную вы можете из Сводного отчета по зарплате. Для этого:

  1. Откройте Сводный отчет по зарплате. В нем показаны суммы денежных средств, которые учитывались при расчете заработной платы каждого из сотрудников торгового предприятия. По умолчанию установлен отчетный период «Прошлый месяц», показаны данные по сотрудникам, у которых есть начисления в данном отчетном периоде, сотрудники сгруппированы по должностям. Если в поле Показывать всех сотрудников не стоит галочка, то информация выводится только по тем сотрудникам, у которых в отчетном периоде было хотя бы одно начисление.
  2. Если вы работаете в iikoChain, например, в режиме «Все подразделения», то в поле Фильтр подразделений укажите, по каким подразделениям формируется отчет, и после этого нажмите кнопку Обновить.
  3. Выберите сотрудников, которым вы начисляете оклад.
    • По умолчанию в отчете отображаются только те сотрудники, по которым есть отчетные данные. Для того чтобы в отчете были показаны все сотрудники, привязанные к выбранным подразделениям, установите галочку Показывать всех сотрудников и нажмите кнопку Обновить.
    • Выберите одного или нескольких сотрудников с помощью клавиш Ctrl или Shift.
  4. Нажмите кнопку Действия → Начислить оклад. В открывшемся окне показан список сотрудников, которых вы выбрали для начисления оклада. Для каждого сотрудника показана начисляемая сумма в поле Оклад. Это значение подставляется из настроек оплаты сотрудника: из поля Оклад на закладке Оплата в его карточке.
  5. Укажите дату выполнения операции (по умолчанию установлена текущая дата) и нажмите кнопку ОК. Если вы ошиблись при отборе сотрудников, то нажмите кнопку Отмена, и сформируйте список заново.
  6. В поле Подразделение отображается предприятие, которому принадлежат данные сотрудники. Если сотрудники работают в нескольких подразделениях корпорации, то в iikoChain в режиме «Все подразделения» вам также нужно будет указать подразделение, в котором им начисляется этот оклад.

  7. После выполнения операции для каждого сотрудника сформируется проводка задолженности по окладу с типом ОКЛ (Д (Зарплата) К (Текущие расчеты с сотрудниками)).
  8. Чтобы просмотреть детализированную информацию о суммах начислений, откройте персональный отчет для выбранного сотрудника. Отчет открывается при выполнении двойного щелчка мышью в строке сотрудника в любой колонке с суммой.
  9. Из персонального отчета по сотруднику вы можете перейти к детализированному отчету. В нем отражены данные по счету текущих расчетов с выбранным сотрудником. Если же выполнить двойной щелчок мышью по ячейке с суммой, то произойдет переход к окну, в котором отражено движение средств по счету сотрудника только за выбранный день.

Выдача аванса

Выдать аванс группе сотрудников вы можете аналогичным образом. Для этого:

  1. Откройте сводный отчет по зарплате и выберите сотрудников, которым вы выдаете аванс.
  2. Нажмите кнопку Действия и выбериет пункт Выдать аванс). В открывшемся окне показан список сотрудников, которых вы выбрали для выдачи аванса. По умолчанию сумма аванса берется из настроек оплаты сотрудника: из поля Аванс на закладке Оплата в его карточке. Чтобы изменить ее, введите нужное значение в поле К выплате.
  3. Укажите дату выполнения операции (по умолчанию установлена текущая дата).
  4. Если все сотрудники принадлежат одному подразделению, то оно устанавливается автоматически. Если сотрудники работают в нескольких подразделениях корпорации, то в iikoChain в режиме «Все подразделения» вам также нужно будет указать подразделение, в котором им выдается этот аванс.
  5. Укажите счет, с которого будут выданы деньги, например, «Денежные средства, наличные». Вы можете выбрать любой счет из разделов «Активы», «Обязательства» или «Капитал». Если у счета обязателен контрагент, то его необходимо будет заполнить.
  6. Для отражения денежного потока от данной операции в отчете укажите статью движения денежных средств (статью ДДС).
  7. При необходимости напишите дополнительную информацию о данной операции в поле Комментарий.
  8. Если необходимо по данной операции распечатать расходный кассовый ордер, поставьте галочку в соответствующем поле. При сохранении данной операции будет открыто окно для предварительного просмотра сформированного документа, из которого он может быть распечатан или экспортирован в формат MS Excel.
  9. Нажмите кнопку ОК. Если вы ошиблись при отборе сотрудников, то нажмите кнопку Отмена, и сформируйте список заново.
  10. После выполнения операции для каждого сотрудника будет зарегистрирована проводка с типом АВАНС (Д (Текущие расчеты с сотрудниками) К (<Со счета>)).

Выдача остатка задолженности по зарплате

Данную операцию также можно выполнить в iikoFront.

Выполнить окончательный расчет с группой сотрудников вы можете из Сводного отчета по зарплате. Для этого:

  1. Откройте Сводный отчет по зарплате и выберите сотрудников, которым выдаются деньги.
  2. Нажмите кнопку Действия и выберите пункт Зачесть деньги. В открывшемся окне показан список сотрудников, которых вы выбрали для выдачи денег.
  3. В поле Тип выдачи задайте, с какой целью выдаются деньги (значение выбирается из списка типов изъятий, которые определены в системе).
  4. В полях Со счета, Корр. счет и Статья ДДС (статья движения денежных средств) автоматически устанавливаются настройки, заданные для указанного типа изъятия (в поле Тип выдачи). При необходимости эти значения вы можете изменить. Вы можете выбрать любой счет из разделов «Активы», «Обязательства» или «Капитал». Если у счета обязателен контрагент, то его необходимо будет заполнить.
  5. По умолчанию будет выдана вся положительная сумма задолженности по сотруднику на дату отчета. Такая сумма показана в отчете в поле «К выдаче». В форме «Выдача денег» эта сумма показана для каждого сотрудника в колонке Сумма.
  6. Укажите дату выполнения операции (по умолчанию установлена текущая дата).
  7. Если все сотрудники принадлежат одному подразделению, то оно устанавливается автоматически. Если сотрудники работают в нескольких подразделениях корпорации, то в iikoChain в режиме «Все подразделения» вам также нужно будет указать подразделение, в котором им выдаются деньги.
  8. Для отражения денежного потока от данной операции в отчете укажите статью движения денежных средств (статью ДДС).
  9. При необходимости напишите дополнительную информацию о данной операции в поле Комментарий.
  10. Если необходимо по данной операции распечатать расходный кассовый ордер, поставьте галочку в соответствующем поле. При сохранении данной операции будет открыто окно для предварительного просмотра сформированного документа, из которого он может быть распечатан или экспортирован в формат MS Excel.
  11. Нажмите кнопку ОК. Если вы ошиблись при отборе сотрудников, то нажмите кнопку Отмена, и сформируйте список заново.
  12. После выполнения операции для каждого сотрудника будет зарегистрирована проводка с типом ИС (Д (Текущие расчеты с сотрудниками) К (<Со счета>)). Если задолженность нулевая или отрицательная, то никаких проводок не регистрируется.

Пример расчета с сотрудниками на окладе

Рассмотрим пример расчета с сотрудниками, работающими на окладе без контроля явок.

Предположим, что с сотрудниками рассчитывается директор, которому были выданы деньги под отчет. В этом случае необходимо выполнить следующее:

  1. Выдать директору (Кузнецову А.И.) деньги из кассы (со счета «Денежные средства, наличные») под отчет для расчета с сотрудниками (100 000 рублей).
  2. Будет создана проводка с типом ИС (Д («Деньги, выданные под отчет») К (Со счета –  «Денежные средства, наличные»)).
  3. Директор выдает часть задолженности по зарплате (5 000 рублей каждому сотруднику). Для этого в Сводном отчете по зарплате выбирает Действия → Зачесть деньги.
  4. Для каждого сотрудника будут созданы проводки с типом ИС (Д («Текущие расчеты с сотрудниками») К (Со счета – «Деньги, выданные под отчет»)), с директора списывается 15 000 рублей.