[+]
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Updated on 12/13/2018
Direct link to topic in this publication:
Как мы используем iiko
Оплата заказа ваучером

Ваучер – это специальный платежный документ определенного номинала, который может приниматься к оплате заказов наравне с наличными. Это безналичный тип расчета, который может являться как фискальным, так и нефискальным. То есть, ваучеры могут сначала распространяться за наличные, например, со скидкой (или же скидка будет предоставляться по факту оплаты), а потом приниматься к оплате. Или же раздаваться бесплатно, например, в случае проведения маркетинговых акций.

Ваучеры могут быть использованы для организации питания сотрудников. Организация заключает договор, например, со столовой на питание своих сотрудников по ваучерам. Столовая выдает такой организации определенное количество ваучеров с фиксированным номиналом. По факту использования ваучеров производится перечисление денежных средств на счет столовой.

Подарочные сертификаты

Например, вы бесплатно раздаете клиентам купоны с фиксированным номиналом, которые могут использоваться при оплате заказа в качестве скидки. При оплате заказа вся его сумма считается выручкой. Но в то же время, если заказ полностью или частично оплачен бесплатно выданными ваучерами, то эту сумму оплаты мы признаем расходом. Мы могли бы записать в расход сумму всех выданных ваучеров сразу после выдачи. Но мы предлагаем списывать в расход только использованные ваучеры и только в размере их использования.

Например, вы выдали ваучеров на 1000 рублей. Пока никто их не предъявил к оплате, вы их не учитываете. Если гость оплачивает свой заказ на сумму 180 рублей двумя ваучерами с номиналом 100 рублей, то считаете, что эти 180 рублей вы ему подарили. Их необходимо записать в расход, вы делаете это путем указания счета денежных средств в окне принятия смены.

Настройка счетов

Для подарочных купонов (сертификатов) настройте следующие счета в Плане счетов «Доходы/Расходы»:

  1. Создайте счет, на который будут записаны суммы номиналов выпущенных ваучеров, например, счет «Расходы на сертификаты» с типом «Прочие расходы».
  2. Создайте счет, на который будут поступать суммы предоставленных скидок, например, счет «Выручка от сертификатов» с типом «Доходы».

Настройка оплаты ваучером

Настройте ваучер, для этого:

  1. Выберите пункт меню Розничные продажи → Типы оплат и нажмите кнопку Добавить.
  2. Введите название платежа, и его название для печати в чеке.
  3. Выберите тип платежа «Ваучер» и введите сумму номинала ваучера.
  4. Укажите счет выручки, например, «Выручка от сертификатов».
  5. Заказ может быть оплачен одним или несколькими ваучерами во Front. Для этого необходимо будет указать их количество. При установленной галочке Устанавливать точную сумму автоматически будет внесена сумма, равная номиналу ваучера, умноженная на количество. В этом случае возможны следующие ситуации:
    • Если сумма заказа не превышает сумму ваучера (или суммы указанного количества ваучеров) – автоматически будет внесена сумма заказа, к оплате будет установлено: 0,00 р. (сдача не выдается).
    • Если сумма заказа больше суммы ваучера (или суммы указанного количества ваучеров) – автоматически будет внесена сумма ваучера, а остальная сумма будет установлена к оплате.

    Если галочка Устанавливать точную сумму не установлена, то после ввода количества ваучеров нужно будет указать сумму, которая оплачивается данным типом оплаты.

  6. Для того чтобы по заказу печатался фискальный чек, установите галочку Является фискальным.
  7. Если по заказу должен печататься нефискальный чек, установите галочку Печатать нефискальный чек.
  8. Если требуется, чтобы тип оплаты применялся не ко всем продуктам и группам, установите галочку Только для выбранных продуктов и групп и выберите в списке нужные продукты и группы.
  9. При необходимости задайте другие параметры, введите дополнительную информацию о данном способе оплаты и нажмите кнопку Сохранить.

В текущей версии системы рекомендуется не комбинировать оплату ваучером одного номинала с другими типами оплат, поэтому снимите галочку Можно комбинировать с другими типами оплаты. Если часть заказа будет оплачена ваучером одного номинала, а оставшаяся сумма, например, ваучером другого номинала или наличными, то для всей суммы заказа автоматически будет установлен счет выручки «Торговая выручка без учета скидок», а не счет выручки, указанный в настройках ваучера. В этом случае в «Отчете о прибылях и убытках» выручка от ваучеров будет показана в общей выручке «Торговая выручка без учета скидок». Но вы всегда можете получить полную информацию о платежах ваучерами, например, в «Отчете о движении денежных средств» или в OLAP Отчете по продажам.

Суммы ваучеров в отчетах

В кассовом отчете iikoFront

Предположим, что клиентам выдано 10 ваучеров с номиналом 100 рублей и 15 ваучеров с номиналом 200 рублей. Ваучеры были израсходованы следующим образом: заказ № 327 на сумму 1000 рублей оплачен ваучерами по 100 рублей, заказ № 328 на сумму 2900 рублей оплачен ваучерами по 200 рублей.

Откройте кассовый отчет «047 Чеки по типам оплаты за смену». Вы видите в смене № 30 суммы, оплаченные ваучерами, итого 3900 рублей.

Закройте кассовую смену.

В Акте реализации

Откройте Акт реализации за эту смену, в нем вы видите список блюд, проданных за ваучеры, автоматически установлен счет выручки «Выручка от сертификатов». Общая сумма 3900 рублей.

В отчетах по кассовым сменам

Информацию об оплате ваучерами вы можете увидеть, например, в Отчете по чекам. Для этого выберите пункт меню Розничные продажи → Кассовые смены, выберите нашу смену № 41 и пункт контекстного меню Посмотреть отчет по чекам смены.

В OLAP Отчете по продажам

Чтобы узнать, сколько было использовано ваучеров, а также их сумму за период, сформируйте OLAP Отчет по продажам с параметром «Количество ваучеров» в группе «Оплата».

Такой отчет можно построить на основе уже существующего OLAP отчета, например, «Тип оплаты». Установите период: «Текущий день». Добавьте в отчет параметры: «Количество ваучеров»; из группы «Заказ»: «Номер чека», «Номер смены», «Номер стола», «Кассир» и «Количество ваучеров»

Вы видите, что заказ № 140 оплачен ваучерами: 10 штук на сумму 1000 рублей; заказ № 141 оплачен ваучерами: 15 штук на сумму 2900 рублей. Всего использовано 25 ваучеров различного номинала на общую сумму 3900 рублей.

В Отчете о прибылях и убытках

Откройте Отчет о прибылях и убытках. Установите период: «Текущий день» и нажмите кнопку Обновить. Вы увидите суммы скидок по ваучерам в статье «Выручка», а суммы номиналов ваучеров в статье «Расходы».

Из данного отчета вы можете получить информацию об операциях по счету, например, «Расходы на сертификаты». Для этого выполните двойной щелчок мышью по итоговой сумме счета. Вы перейдете в карточку счета, в ней показаны операции за период.

Регистрация расхода на ваучеры

После закрытия кассовой смены (в нашем примере № 41) выполните операцию «Принятие кассовой смены». На первом шаге измените счет списания «Денежные средства, безналичные» на «Расходы на сертификаты». Для этого:

  1. Выберите оплаты ваучерами с помощью клавиш Shift или Ctrl и пункт контекстного меню Установить счет по образцу.
  2. Выберите счет «Расходы на сертификаты» и нажмите кнопку ОК, этот счет появится в выбранных оплатах в поле «Списать – На счет».
  3. Сохраните изменения, нажав кнопку Сохранить и закрыть.

В итоге списано в расход использованные ваучеры различных номиналов на сумму 3900 рублей.

Талоны на питание

Предположим, что Организация заключила договор со Столовой на питание своих сотрудников по карточкам «Содексо». Столовая выдала Организации 20 таких карточек номиналом 100 рублей и 10 карточек номиналом 180 рублей.

Для учета платежей карточками «Содексо» в Столовой создайте счет выручки, например, «Выручка от Содексо». Настройте карточки (ваучеры) для оплаты питания с нужными номиналами, укажите статью ДДС «Выручка».

Столовая «бесплатно» кормит сотрудников Организации, и после того как все 30 карточек использованы, выставляет ей счет. Пока Столовая не получила деньги от Организации, выручка накапливается на счете «Денежные средства, безналичные». А когда приходят «живые» деньги, с безналичных они должны быть переведены на счет, например, «Денежные средства, банк».

Контролировать количество использованных карточек вы можете с помощью OLAP отчета по продажам. Для этого в OLAP отчет «Выручка по типам оплат» добавьте параметры: из группы «Оплата»: «Количество ваучеров»; из группы «Заказ»: «Номер заказа».

Вы видите, что заказ № 329 оплачен карточками «Содексо»: 20 штук на сумму 2000 рублей; заказ № 330 оплачен карточками: 10 штук на сумму 1700 рублей. Всего использовано 30 карточек различного номинала на общую сумму 3700 рублей.

Получение денег от Организации (3700 рублей) можно регистрировать либо при принятии кассовой смены (для оплат карточками нужно изменить счет списания «Денежные средства, безналичные» на счет «Денежные средства, банк»), либо с помощью одной операции внесения (из карточки счета «Денежные средства, банк»).

Выполните прием денег с помощью типовой операции внесения из карточки счета «Денежные средства, банк». В настройках внесения (например, «Учет платежей Содексо») укажите шеф-счет «Денежные средства, банк», корр. счет «Денежные средства, безналичные» и статью ДДС «Внутреннее перемещение».

Зарегистрируйте операцию приема денег в iikoOffice.

  1. В Плане счетов откройте счет «Денежные средства, банк», выберите счет и пункт контекстного меню Получить деньги.
  2. При необходимости измените дату и время получения денежных средств (по умолчанию задана текущая дата).
  3. В поле Тип прихода укажите причину получения денег. Из списка типов внесений выберите «Учет платежей Содексо». Поля Со счета, Корр. счет и Статья ДДС будут заполнены автоматически значениями из настроек типовой операции.
  4. В поле Сумма введите получаемую сумму денег (в нашем примере 3700 рублей).
  5. При необходимости введите комментарий и распечатайте расходный кассовый ордер.
  6. Нажмите кнопку Сохранить.
  1. В карточке счета нажмите кнопку Обновить. Автоматически будет зарегистрирована проводка (с типом ВС) со счета «Денежные средства, безналичные» на счет «Денежные средства, банк» (статья ДДС «Внутреннее перемещение»).
  1. В отчете о ДДС по статье  «Внутреннее перемещение» показан приход на счет «Денежные средства, банк» и расход со счета «Денежные средства, безналичные».