[+]
 
 
 
[+]
[+]
Закупки
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Updated on 6/20/2019
Как мы используем iiko
Ограничение доступа к финансам в корпорации
Direct link to topic in this publication:

Описание

Финансовая информация предприятия должна быть доступна только ограниченному кругу сотрудников: финансовый директор, главный бухгалтер или рядовые бухгалтеры. Простые сотрудники не должны ее видеть и тем более изменять. В больших корпорациях сотрудникам одного подразделения не нужно видеть информацию других подразделений. Даже в рамках одного предприятия есть разделение обязанностей: бухгалтер, отвечающий за оплату накладных, не должен видеть расчетный счет организации.

Для ограничения доступа сотрудники назначаются ответственными за подразделения и счета, им даются права доступа на просмотр отчетов или изменение счетов. В этой статье рассмотрим, как это можно сделать в iiko в соответствии с должностными обязанностями сотрудника. Сначала посмотрим, где назначаются ответственные и какие права доступа используются в финансовом блоке, а затем перейдем к конкретным примерам.

Настройки доступа

Назначать ответственных по предприятию может сотрудник с правами «Просматривать список сотрудников» (B_VE) и «Добавлять, удалять и редактировать карточки сотрудников» (B_EE).

Ответственный по торговому предприятию назначается в карточке сотрудника на закладке Дополнительные сведения в поле Ответственный. Здесь нужно отметить галочками нужные предприятия.

Сотрудник видит финансовую информацию только в тех торговых предприятиях, где он назначен ответственным.

При входе в iikoChain сотруднику доступны только те торговые предприятия, где он назначен ответственным.

Назначать ответственных по счету может сотрудник с правом «Редактировать план счетов» (B_ECOA) в режиме «все подразделения» в iikoChain.

Ответственный по счету назначается в карточке этого счета. 

Сотрудник может работать только с тем счетом, у которого он назначен ответственным. Если счет имеет ответственного, то этот сотрудник должен быть ответственным в торговом предприятии и иметь права доступа, чтобы изменять проводки по этому счету. 

Если сотрудник не назначен ответственным по счету, то работа со счетом определяется правами на работу с финансами и ответственностью в торговом предприятии.

Доступ к финансам регулируется специальными правами, которые разрешают изменять план счетов, просматривать и редактировать счета, проводить операции по счетам, оплачивать накладные, строить Отчет о движении денежных средств. Для этого используются следующие права:

Право Название Описание
B_FIN Работа с финансами Возможность работать с финансовым модулем — доступен пункт меню Финансы.
B_VCOA Просматривать план счетов Возможность просматривать список счетов — доступен пункт меню Финансы → План счетов.
B_ECOA Редактировать план счетов Возможность изменять, создавать и удалять счета. Одновременно нужно право B_VCOA для доступа к Плану счетов.
B_MCB Открывать счет Возможность открывать счет и просматривать проводки по нему — доступность пункта меню Финансы → План счетов и кнопки Открыть счет.
B_ECB Создавать и менять ручные транзакции по счетам Возможность проводить операции по счетам из Плана счетов.
B_INVP Оплачивать накладные Возможность оплачивать накладные — доступность пункта меню Финансы → Задолженность перед контрагентами.
B_ECFA Редактировать статьи ДДС Возможность изменять статьи ДДС в пункте меню Финансы → Статьи ДДС.
B_VCFR Просматривать отчет ДДС Возможность просматривать Финансы → Отчет о движении денежных средств.

Разграничение прав

Просмотр отчетов по своему торговому предприятию

Некоторым сотрудникам достаточно предоставить доступ для просмотра финансовых отчетов и проводок по счетам только по некоторым подразделениям. В отчетах сотрудник будет видеть суммы только по этим предприятиям.

Настроим для сотрудника Петров К.С. разрешение на просмотр финансовых отчетов и счетов предприятия «Восток-1».

  1. В карточке сотрудника в поле Ответственный выберите предприятие.
  2. Предоставим сотруднику права B_FIN, B_VCOA, B_VBALR, B_VPLR, B_VCFR.
  3. Для счетов ответственного указывать не нужно.

При входе в iikoChain этому сотруднику доступно только подразделение «Восток-1».

В Плане счетов он видит баланс только по предприятию «Восток-1». В Балансовом отчете, Отчете о прибылях и убытках и в Отчете о движении денежных средств ему видны суммы только по предприятию «Восток-1», а в поле Фильтр подразделений доступно только это предприятие.

В плане счетов отображается баланс только по предприятию «Восток-1»

В плане счетов отображается баланс только по предприятию «Восток-1»

В Балансовом отчете отображается информация только по предприятию «Восток-1» 

В Балансовом отчете отображается информация только по предприятию «Восток-1»

В Отчете о прибылях и убытках отображается информация только по предприятию «Восток-1»

В Отчете о прибылях и убытках отображается информация только по предприятию «Восток-1»

В Отчете о движении денежных средств отображается информация только по предприятию «Восток-1»

В Отчете о движении денежных средств отображается информация только по предприятию «Восток-1»

Добавим сотруднику Петров К.С. право на просмотр проводок по счетам — «Открывать счет» (B_MCB). Для сравнения другому сотруднику Иванову А.А. добавим те же права на работу с финансами, но назначим его ответственным во всех подразделениях корпорации.

Сотрудник Ответственный в ТП Права на работу с финансами Ответственный счета
Иванов А.А. во всех предприятиях B_FIN, B_VCOA, B_VBALR, B_VPLR, B_VCFR, B_MCB, B_ECOA ответственные в счетах не заданы
Петров К.С. только в «Восток-1» ответственные в счетах не заданы

В этом случае Иванов А.А. может входить в iikoChain и просматривать проводки по всем торговым предприятиям. А Петров К.С. — только по предприятию «Восток-1». Начальные и конечные остатки тоже отображаются только по этому предприятию.

Иванов А.А. видит проводки по всем торговым предприятиям  Петров К.С. видит проводки только по своему предприятию

С правами «Просматривать план счетов» (B_VCOA) и «Открывать счет» (B_MCB) сотрудники могут перейти в План счетов и открыть список проводок по счету двойным щелчком или с помощью пункта контекстного меню Транзакции по счету. Если у них есть только право B_MCB, то чтобы посмотреть проводки по счету, нужно выбрать пункт меню Финансы → Открыть счет и выбрать счет.

Работа с планом счетов

Финансовому директору уже недостаточно одного просмотра, ему нужно изменять структуру плана счетов и редактировать сами счета во всей корпорации. Для этого доступ к редактированию плана счетов:

  1. В карточке назначим его ответственным во всех предприятиях.
  2. Предоставим права «Работа с финансами» (B_FIN), «Просматривать план счетов» (B_VCOA), «Открывать счет» (B_MCB) и «Создавать и менять ручные транзакции по счетам» (B_ECB), «Редактировать план счетов» (B_ECOA).

Работа со счетами своего участка

Часто бухгалтеры отвечают только за свобю область и не должны видеть информацию по другим счетам. Посмотрим, как настроить возможность работы только с конкретными счетами.

В корпорации есть два бухгалтера:

  • Краснова О. назначена ответственной за счет «Торговые кассы» во всех предприятиях.
  • Чернов М. назначен ответственным за счет «Торговые кассы» только на предприятии «Восток-1».

Настроим для этих сотрудников доступ к их участкам:

  1. В карточке Красновой О. в поле Ответственный выберем все предприятия, а в карточке Чернова М. — только «Восток -1».
  2. Предоставим права B_FIN, B_VCOA, B_MCB, B_ECB.
  3. Назначим обоих бухгалтеров ответственными за счет «Торговые кассы».
Сотрудник «Отв. ТП» Права на работу с Финансами «Отв. Счета»
Краснова О. во всех предприятиях B_FIN, B_VCOA, B_MCB, B_ECB «Торговые кассы»
Чернов М. только в «Восток-1» B_FIN, B_VCOA, B_MCB, B_ECB «Торговые кассы»

В этом случае по счету «Торговые кассы» Краснова О. может создавать, редактировать или удалять проводки для всех предприятий.

Чернов М. может изменять проводки по счету «Торговые кассы» только для предприятия «Восток-1».

В других счетах без ответственного сотрудника оба бухгалтера могут изменять проводки: Краснова О. для всех предприятий, Чернов М. только для «Восток-1».

Краснова О. может создавать, редактировать или удалять проводки для всех предприятий  Чернов М. может изменять проводки по счету «Торговые кассы» только для предприятия «Восток-1»  В других счетах без ответственного сотрудника оба бухгалтера могут изменять проводки: Краснова О. для всех предприятий, Чернов М. только для «Восток-1»

Для сравнения возьмем еще одного сотрудника, добавим ему те же права, что и предыдущим, назначим ответственным только в подразделении «Восток-1», но не будем указывать в счете. В этом случае ему запрещен доступ к содержимому счета «Торговые кассы». В других счетах он тоже может изменять проводки для предприятия «Восток-1», кроме проводок с корр.счетом «Торговые кассы», за который он не несет ответственность.

Отмена ответственности и прав

Посмотрим, как меняется доступ к счетам, если с сотрудника снять ответственность и права на работу с финансами. Для примера используем тех же бухгалтеров участков, что и в примере выше: Краснову О. и Чернова М. Закрывать доступ будем для Красновой О., которая назначена ответственной во всех предприятиях для счета «Торговые кассы», и у нее есть все права на работу с финансами.

Снимем ответственность за счет «Торговые кассы»: в карточке счета выберем ее в поле Ответственный и нажмем кнопку Удалить. Теперь она может просматривать и редактировать счет, но не может менять его содержимое, т.к. ответственным за счет остался Чернов М.

Для счета «Торговые кассы» удалим оставшегося ответственного. Теперь Краснова О. может редактировать этот счет, просматривать и создавать проводки по всем предприятиям.

Отменим для Красновой О. назначение ответственности за предприятия: в карточке сотрудника на закладке Дополнительные сведения снимем все галочки в поле Ответственный. Теперь она может просматривать и редактировать счет «Торговая касса», но не может создавать проводки: содержимое счета пусто, и нельзя выбрать подразделение, к которому относится проводка.

Если снять с сотрудника все права на работу с финансами, он не сможет открывать счета из Плана счетов и с помощью пункта Открыть счет.

Как узнать список ответственных за подразделение

Чтобы узнать, какие сотрудники назначены ответственными в подразделении:

  1. Откройте список сотрудников Сотрудники → Сотрудники.
  2. В строке поиска столбца Ответственный введите название торгового предприятия.
  3. В таблице останутся сотрудники, у которых это торговое предприятие указано в поле Ответственный.