[+]
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Updated on 12/13/2018
Direct link to topic in this publication:
Как мы используем iiko
Ограничение доступа к финансовой информации

Доступ к Плану счетов и финансовой информации может быть ограничен с помощью механизма назначения ответственных лиц: сотрудников, имеющих право на работу с финансовыми данными торговых предприятий (далее –  «Отв. ТП»), а также сотрудников, ответственных за счета и их содержимое (далее –  «Отв. Счета»), и предоставления им необходимых прав для работы с финансовым модулем. Такое распределение ответственности между сотрудниками корпорации работает следующим образом:

  1. Ответственность в торговых предприятиях («Отв. ТП») ограничивает сотрудника в доступе к финансовым данным только выбранных предприятий.
  2. Для доступа к финансовым данным необходимы специальные права (см. «Права доступа на работу с финансовым модулем», стр. 6).
  3. Если счет не имеет «Отв. Счета», то к нему применяется стандартный доступ на основе прав для работы с финансами, а также ответственности в торговых предприятиях («Отв. ТП»).
  4. Если счет имеет «Отв. Счета», то такое ограничение срабатывает в дополнение к пункту 3: только лица из списка «Отв. Счета» (при наличии стандартных прав на работу с финансами, а также ограничений «Отв. ТП») могут изменять проводки по этому счету по своим предприятиям.
  5. Настройка «Отв. ТП» ограничивает также список доступных предприятий на входе в iikoChain. Теперь в режиме одного предприятия сотрудник не сможет войти в предприятия, где он не «Отв. ТП».

Настройки доступа

Работа с финансовыми данными

Настройка  «Отв. ТП» задается в карточке сотрудника в поле Ответственный на закладке Дополнительные сведения. Предприятия, в которых зарегистрирован данный сотрудник, отмечены галочками.

Сотрудники корпорации могут быть назначены «Отв. ТП» как в своем, так и в других торговых предприятиях. Если сотрудника регистрируют в режиме «Все подразделения» в iikoChain, то по умолчанию он становится «Отв. ТП» во всех торговых предприятиях корпорации (в карточке сотрудника в поле Ответственный все предприятия будут отмечены галочками). При добавлении нового предприятия такой сотрудник автоматически станет ответственным также и в нем. Если сотрудника регистрируют в режиме одного подразделения, то он будет ответственным только в своем подразделении.

Назначить «Отв. ТП» (или снять такое назначение) может только сотрудник, обладающий специальными правами, в режиме «Все подразделения» в iikoChain. Для этого нужно открыть карточку сотрудника на закладке Дополнительные сведения и отметить галочками предприятия, в которых он назначается ответственным, а также снять ненужные галочки.

Назначить «Отв. ТП» может только сотрудник, обладающий правами «Просматривать список сотрудников» (B_VE) и «Добавлять, удалять и редактировать карточки сотрудников» (B_EE).

Перечень предприятий, где сотрудник назначен ответственным, вы можете увидеть в списке сотрудников в колонке «Ответственный» в режиме «Все подразделения» в iikoChain. Вы также можете получить список сотрудников, ответственных в определенном подразделении корпорации, указав его название в строке фильтра (со значком ) в поле «Ответственный».

Работа со счетами

Для того чтобы назначить «Отв. Счета», откройте его с помощью пункта контекстного меню Редактировать счет, нажмите кнопку Добавить (под полем Ответственный), выберите нужного сотрудника и нажмите кнопку Добавить. После добавления всех «Отв. Счета» сохраните счет, нажав кнопку Сохранить.

При необходимости такое назначение сотрудника вы можете отменить, выбрав его в поле Ответственный и нажав кнопку Удалить.

Работа с финансовым модулем

Специальными правами регулируются возможности изменять структуру дерева счетов, просматривать и редактировать счета, проводить операции по счетам, оплачивать накладные, а также получать Отчет о движении денежных средств. Ответственным сотрудникам могут быть предоставлены следующие права доступа.

Право Название Описание
Пункт меню Финансы
B_FIN Работа с финансами Возможность работать с финансовым модулем (пункт меню Финансы).
B_VCOA Просматривать план счетов Возможность просматривать список счетов (Финансы  План счетов).
B_ECOA Редактировать план счетов Возможность изменять (создавать и удалять) счета (Финансы  План счетов). Необходимым условием является наличие права B_VCOA.
B_MCB Открывать счет Возможность открытия конкретного счета и просмотра его проводок (Финансы  План счетов и Открыть счет).
B_ECB Создавать и менять ручные транзакции по счетам Возможность проводить операции по счетам из Плана счетов (Финансы  План счетов).
B_INVP Оплачивать накладные Возможность работать с интерфейсом оплаты накладных (Финансы → Задолженность перед контрагентом).
B_ECFA Редактировать статьи ДДС Возможность изменять статьи ДДС (Финансы  Статьи ДДС).
B_VCFR Просматривать отчет ДДС Возможность просматривать Отчет о движении денежных средств (Финансы  Отчет о движении денежных средств).

Рекомендации по разграничению прав

Посмотрим, как может быть распределена ответственность, например, между такими сотрудниками корпорации, как акционеры, бухгалтера участков и финансовый директор.

Просмотр финансовых данных по своим торговым предприятиям

В этом примере мы посмотрим, как настраивается доступ к отчетам финансового модуля, а также к проводкам по счетам, в которых нет «Отв. Счета» (акционеры).

Отчеты финансового модуля

В Плане счетов, Балансовом отчете, Отчете о прибылях и убытках, а также в Отчете о движении денежных средств сотрудник сможет просматривать суммы только по определенным предприятиям корпорации в режиме «Все подразделения» в iikoChain. Для этого необходимо назначить его «Отв. ТП» в этих предприятиях (необходимы также права на работу с финансами).

Предположим, что сотрудник привязан к группе торговых предприятий (в поле Подразделения в персональной карточке на закладке Дополнительные сведения) и назначен «Отв. ТП» только в одном предприятии, например,  «Восток-1», а также у него есть необходимые права для работы с финансами.

Такому сотруднику будут предоставлены следующие возможности:

  1. В режиме «Все подразделения» в iikoChain такой сотрудник может видеть только предприятия, в которых он назначен «Отв. ТП».
  2. В Плане счетов показан баланс только по предприятию, где сотрудник «Отв. ТП» (в нашем примере по «Восток-1»).
  3. В Балансовом отчете, Отчете о прибылях и убытках, а также в Отчете о движении денежных средств показаны суммы только по тем предприятиям, где сотрудник назначен «Отв. ТП». В нашем примере в поле Фильтр подразделений доступно только предприятие «Восток-1», и все суммы можно посмотреть только по этому подразделению.
  1. План счетов – показан баланс только по предприятию, где сотрудник «Отв. ТП» («Восток-1»)

  1. Балансовый отчет – показаны данные только по предприятию, где сотрудник «Отв. ТП» («Восток-1»)

  1. Отчет о прибылях и убытках – показаны данные только по предприятию, где сотрудник «Отв. ТП» («Восток-1»)

  1. Отчет о движении денежных средств – показаны данные только по предприятию, где сотрудник «Отв. ТП» («Ресторан»)

Проводки по счету

Посмотрим, как настраивается доступ к проводкам по счетам, в которых нет «Отв. Счета».

  1. Предположим, что Сотрудник-1 назначен ответственным на всех предприятиях, а Сотрудник-2 только в одном предприятии «Восток-1».
  2. Оба сотрудника имеют права «Работа с финансами» (B_FIN) и «Открывать счет» (B_MCB). При этом они смогут открывать счета только с помощью пункта меню Финансы  Открыть счет.
  3. Если этим сотрудникам предоставить также право «Просматривать план счетов» (B_VCOA), то они смогут открывать счет из Плана счетов с помощью пункта контекстного меню Транзакции по счету.
Сотрудник «Отв. ТП» Права на работу с Финансами «Отв. Счета»
Сотрудник-1 во всех предприятиях B_FIN, B_MCB, B_ECOA ответственные в счетах не заданы
Сотрудник-2 только в «Восток-1» B_FIN, B_MCB, B_ECOA ответственные в счетах не заданы
  1. В этом случае Сотрудник-1 может просматривать проводки по всем торговым предприятиям (предприятие, к которому относится проводка, показано в поле Подразделение).
  1. Сотрудник-2 может просматривать проводки только по своему предприятия, при этом ему показываются начальные и конечные остатки только по своему предприятию.

Работа с Планом счетов

В этом примере мы посмотрим, как настраиваются возможности изменять План счетов, просматривать и редактировать все счета, где нет «Отв. Счета» (финансовый директор).

Если сотрудник «Отв. ТП» во всех предприятиях, но у него нет прав на работу с финансами (B_FIN), то раздела Финансы он не увидит. Для того чтобы сотрудник мог просматривать счета, а также менять структуру дерева счетов на всех предприятиях корпорации необходимо выполнить следующие настройки:

  1. Назначить этого сотрудника ответственным во всех предприятиях. Для этого откройте карточку сотрудника на закладке Дополнительные сведения и в поле Ответственный отметьте галочками все предприятия.
  2. Предоставить ему права «Работа с финансами» (B_FIN), «Просматривать план счетов» (B_VCOA), «Открывать счет» (B_MCB) и «Создавать и менять ручные транзакции по счетам» (B_ECB).
  3. После этого сотрудник сможет просматривать счета и выполнять транзакции по счетам на всех предприятиях, но не сможет менять структуру Плана счетов (доступен пункт Финансы  Открыть счет, пункт контекстного меню Транзакции по счету, а пункт контекстного меню Редактировать счет и кнопка Новый счет не доступны, и пункт контекстного меню Создавать подсчет не показывается).
  1. Чтобы сотрудник мог менять структуру дерева счетов, к вышеперечисленным правам необходимо предоставить право «Редактировать план счетов» (B_ECOA). Станут доступны пункты контекстного меню Редактировать счет и Создавать подсчет , а также кнопка Новый счет.
  2. Сотрудник, назначенный «Отв. ТП» во всех предприятиях, и имеющий следующие права, может редактировать счета, создавать транзакции по счетам, а также менять структуру дерева счетов во всех предприятиях корпорации:
Сотрудник «Отв. ТП» Права на работу с Финансами «Отв. Счета»
Cотрудник-1 во всех предприятиях B_FIN, B_VCOA, B_MCB, B_ECB, B_ECOA ответственные в счетах не заданы

Работа с данными по счетам своего участка

Посмотрим, как настраиваются возможности просматривать и редактировать содержимое счетов своего участка, например, «Торговые кассы» (сейф), бухгалтеры участков.

  1. Предположим, что Сотрудник-1 назначен «Отв. ТП» во всех предприятиях, а Сотрудники-2 и Сотрудник-3 только в одном предприятии «Восток-1». И всем трем сотрудникам предоставлены права B_FIN, B_VCOA, B_MCB, B_ECB. Такие сотрудники смогут изменять содержимое счетов.
  2. Назначим Сотрудника-1 и Сотрудника-2 ответственными за счет («Отв. Счета») «Торговые кассы» (сейф).
Сотрудник «Отв. ТП» Права на работу с Финансами «Отв. Счета»
Сотрудник-1 во всех предприятиях B_FIN, B_VCOA, B_MCB, B_ECB «Торговые кассы»
Сотрудник-2 только в «Ресторан» B_FIN, B_VCOA, B_MCB, B_ECB «Торговые кассы»
Сотрудник-3 только в «Ресторан» B_FIN, B_VCOA, B_MCB, B_ECB не является «Отв. Счета» «Торговые кассы»
  1. В этом случае по счету «Торговые кассы» сотрудники могут выполнять следующие действия (в режиме «Все подразделения» в iikoChain):
  • Сотрудник-1 может изменять (то есть создавать, редактировать и удалять) проводки в данном счете для всех предприятий. Для каждой проводки показано предприятие, к которому она относится (в поле Подразделение).
  • Сотрудник-2 может изменять проводки в данном счете только для предприятия «Восток-1».
  • Сотруднику 3 запрещен доступ к содержимому счета.
  1. В других счетах, где не заданы «Отв. Счета», все сотрудники, могут изменять проводки для тех предприятий, где они назначены «Отв. ТП». При этом Сотрудник-3 не может создавать проводки по счетам, если корр.счет проводки «Торговые кассы», где он не «Отв. Счета».

Отмена ответственности и прав

В этом примере мы посмотрим, как меняется доступ к счетам, если с сотрудника снять сначала назначение «Отв. Счета», а затем «Отв. ТП» и права доступа на работу с финансами.

  1. Предположим, что сотрудник назначен «Отв. ТП» во всех предприятиях, а также «Отв. Счета» «Торговые кассы», и у него есть все права на работу с финансами.
  1. Отменим назначение «Отв. Счета» «Торговые кассы» для этого сотрудника, в счете останутся еще два ответственных. Для этого откройте счет, выберите этого сотрудника в поле Ответственный и нажмите кнопку Удалить. Теперь наш сотрудник может просматривать и редактировать этот счет, но не может менять его содержимое, так как для этого назначены другие ответственные лица.
  1. Отменим назначения для всех «Отв. Счета» «Торговые кассы». Для этого откройте счет и удалите всех ответственных. Теперь наш сотрудник может редактировать этот счет, просматривать и создавать проводки по всем предприятиям.
  1. Отменим назначение «Отв. ТП» во всех предприятиях. Для этого в режиме «Все подразделения» в iikoChain откройте карточку сотрудника на закладке Дополнительные сведения и снимите все галочки в поле Ответственный. Теперь наш сотрудник может просматривать и редактировать данный счет, но не может создавать проводки (содержимое счета пусто, и нельзя выбрать подразделение, к которому относится проводка).
  1. Снимаем с сотрудника все права на работу с финансами. Теперь наш сотрудник не сможет просматривать счета (открывать счета как из Плана счетов, та к и с помощью пункта Открыть счет).