Описание и общие принципы закупки продуктов в облачном офисе смотрите в статье Заказ продуктов и блюд.
В этой статье приведен список настроек для работы закупок и процесс создания закупки.
Что нужно для закупок
-
Добавьте поставщиков, у которых будете заказывать продукты.
-
Подготовьте список товаров, если его нужно использовать в закупке.
-
Создайте сам процесс закупки — см. ниже в этой статье.
Как создать процесс закупки
Чтобы создать новый процесс закупки, откройте приложение Настройки и обслуживание системы, перейдите на страницу Склад → Закупки и нажмите кнопку Добавить.
Настройка закупки разделена на несколько шагов.
Начало
-
Введите Имя процесса закупки и подробное Описание.
-
В поле Тип заказа укажите Заказ внешнему поставщику.
Рестораны
Выберите рестораны, в которых по этому процессу будут закупаться продукты.
Здесь доступны пункты:
-
Все рестораны — продукты могут закупать во все рестораны сети.
-
Выбранные рестораны — только перечисленные рестораны смогут закупать продукты по этому процессу.
-
Все рестораны из шаблона — выбор ресторанов ограничивается шаблонами. Закупка будет действовать только в тех ресторанах, у которых выбранный шаблон указан в настройках.
Расписание
Без расписания
Если расписания нет, то сотрудник ресторана вручную создает заказ, когда нужно купить продукты.
-
Выберите пункт Без расписания.
-
В поле Продолжительность доставки (в днях) укажите, через сколько дней после получения заказа поставщик готов привезти продукты.
-
В поле Продолжительность подтверждения заказа (в днях) укажите срок, в течение которого заказ должен быть подтвержден и отправлен поставщику.
|
Если в поле Продолжительность подтверждения заказа (в днях) указано 0, но он не был подтвержден и отправлен поставщику до 23:00, такой заказ будет автоматически отменен. |
- В поле Отправить заказ до укажите время, когда заказ должен уйти поставщику, чтобы товар был доставлен в срок.
-
В поле Частота заказа (дни) укажите, на сколько дней должно хватить продуктов.
Использовать его имеет смысл при автоматическом расчете количества товара (см. этап Количество). Система автоматически будет рассчитывать количество товара, чтобы его хватило до следующей поставки.
Фиксированное расписание
При поставках по расписанию заказ создается автоматически.
-
Выберите пункт Фиксированное расписание. Заказ будет создаваться автоматически за несколько дней до дня поставки.
-
Укажите периодичность, дни и время, когда поставщик должен привозить товар.
-
В поле Продолжительность доставки (в днях) укажите, через сколько дней после получения заказа поставщик готов привезти продукты.
-
В поле Продолжительность подтверждения заказа (в днях) укажите, сколько дней отводится сотруднику ресторана для изменения и подтверждения заказа перед отправкой поставщику.
-
В поле Отправить заказ до укажите время, когда заказ должен уйти поставщику, чтобы товар был доставлен в срок.
Например, товар должен поставляться каждую пятницу в 10-00. На подтверждение заказа отводится 2 дня, поставщик собирает и привозит заказ в течение 2 дней. Получается, что заказ будет формироваться по понедельникам. Сотрудник ресторана должен подтвердить его до 13-00 среды и отправить поставщику.
Как настроить такое расписание:
Детализированное расписание поставщика
Фиксированное расписание всегда имеет равномерную периодичность: через день, раз в 5 дней и т.д. Но бывает так, что поставщик привозит продукты каждый день, кроме выходных.
В таких случаях можно использовать Детализированное расписание поставщика.
Настраивается такое расписание в виде скрипта, который имеет простой синтаксис.
Всего 7 блоков — на каждый день недели. Для каждого дня прописываются настройки:
-
shipmentDay — номер дня: 1 — понедельник, 2 — вторник, 3 — среда и т.д.
-
shipmentAvailable — есть ли доставка в этот день.
Если есть: "shipmentAvailable": true,
Если нет: "shipmentAvailable": false,
-
shipmentTime: hour, minute — время доставки (часы, минуты).
-
dueDay, dueTime: hour, minute— до какого дня и времени нужно подтвердить и отправить заказ.
-
dayCreate — в какой день должен формироваться заказ.
Если параметр не используется, то укажите его значение null.
Настроим поставку продуктов на неделю: она выполняется каждый день кроме субботы и воскресенья. Каждый день формируется заказ, а продукты привозят на следующий. Но чтобы товар пришел в понедельник, заказ нужно создать и отправить в пятницу.
Для такого расписания можно в поле Расписание доставки заказа вставить скрипт.
|
{ "scheduleItems": [ { "shipmentDay": 1, "shipmentAvailable": true, "shipmentTime": { "hour": 9, "minute": 0 }, "dueDay": 5, "dueTime": { "hour": 12, "minute": 0 }, "dayCreate": 5 }, { "shipmentDay": 2, "shipmentAvailable": true, "shipmentTime": { "hour": 9, "minute": 0 }, "dueDay": 1, "dueTime": { "hour": 12, "minute": 0 }, "dayCreate": 1 }, { "shipmentDay": 3, "shipmentAvailable": true, "shipmentTime": { "hour": 9, "minute": 0 }, "dueDay": 2, "dueTime": { "hour": 12, "minute": 0 }, "dayCreate": 2 }, { "shipmentDay": 4, "shipmentAvailable": true, "shipmentTime": { "hour": 9, "minute": 0 }, "dueDay": 3, "dueTime": { "hour": 12, "minute": 0 }, "dayCreate": 3 }, { "shipmentDay": 5, "shipmentAvailable": true, "shipmentTime": { "hour": 9, "minute": 0 }, "dueDay": 4, "dueTime": { "hour": 12, "minute": 0 }, "dayCreate": 4 }, { "shipmentDay": 6, "shipmentAvailable": false, "shipmentTime": null, "dueDay": null, "dueTime": null, "dayCreate": null }, { "shipmentDay": 7, "shipmentAvailable": false, "shipmentTime": null, "dueDay": null, "dueTime": null, "dayCreate": null } ] } |
Поставщик
Выберите из списка поставщика, у которого нужно заказать продукты.
Для отправки заказа через систему документооборота включите Подставить GLN и укажите код в поле ниже.
Если в офисном приложении iiko в карточке поставщика уже указан GLN, то не включайте эту настройку, система возьмет код оттуда.
Товары
Вы можете добавить все товары в заказ, указать товары вручную или использовать готовый список.
Чтобы добавить товары вручную:
-
Выберите пункт Указанные товары.
-
Нажмите кнопку Добавить товар.
-
Установите галочки напротив нужных продуктов и нажмите кнопку Добавить.
Чтобы использовать заранее созданный список продуктов, выберите пункт Список товаров.
Количество
Выберите, как определять количество продуктов в заказе:
-
Если нужно, чтобы система сама рассчитала количество продуктов на основе прогноза продаж, выберите пункт Использовать прогноз. Если вы только начинаете работать с iiko и у вас еще нет продаж, то система не сможет сделать прогноз количества товара. Чтобы воспользоваться прогнозом, необходимо иметь данные о продажах минимум за две недели. Если в заказе количество продуктов не указано или равно 0, а шаг подтверждения заказа пропущен, то заказ будет отменен.
В поле Процент от прогноза можно указать, как использовать результаты прогноза, например, полностью на 100%, частично на 80%, или с запасом на 120%.
-
Чтобы заказывать разное количество товара каждый день, выберите пункт Количество по дням недели. Это может быть удобно если продаж еще не было, и нет возможности спрогнозировать закупки. Количество по дням недели указывается в специальном поле, куда вставляются данные из таблицы Excel. Для этого создайте таблицу Excel с обязательными колонками productSku, productName, mainUnit, qtyMonday, qtyTuesday, qtyWednesday, qtyThursday, qtyFriday, qtySaturday, qtySunday, укажите примерное количество продукции на каждый день, сохраните таблицу в формате csv, полученный файл csv сконвертируйте в формат json и вставьте данные в поле.
Примерно так должен выглядеть файл:
Необходимое количество можно указать с помощью специального набора символов — скрипта.
Пример скрипта
|
[ { "productSku":"6501106", "qtyMonday": 0, "qtyTuesday":1, "qtyWednesday":3, "qtyThursday":2, "qtyFriday":2, "qtySaturday":3, "qtySunday": 3 }, { "productSku":"6501102", "qtyMonday": 10, "qtyTuesday":15, "qtyWednesday":13, "qtyThursday":8, "qtyFriday":13, "qtySaturday":12, "qtySunday": 20 } ] |
-
Если сотрудник будет сам вводить нужное количество товара, выберите пункт Не предлагать количество. Система не будет автоматически заполнять количество. Если вы включили эту настройку и пропустили шаг подтверждения (настройка «Не отправлять заказ без подтверждения сотрудника» выключена), то заказ будет отменен, так как в нем не будет указано количество товара.
-
Если у вас уже были заказы, то из них можно подставлять количество товара, для этого выберите пункт По последнему заказу.
-
Если в списке товаров настроено максимальное количество, и этот список выбран на шаге Товары, то выберите пункт До максимума. При заказе система будет подставлять максимальное количество из списка товаров, если он выбран на шаге «Товары». Остаток на складе учитываться не будет.
-
Чтобы заказать столько продуктов, чтобы хватило на несколько дней с учетом остатков на складе, используйте настройку Прогноз на несколько дней.
Фасовки
Укажите, откуда брать фасовки, которые будут доступны сотруднику для выбора при заказе продуктов.
Чтобы использовать фасовки из прайс-листа поставщика, действующего на момент заказа, выберите пункт Фасовки из прайс-листа поставщиков.
Если на шаге Товары выбран заранее созданный список товаров, выберите пункт Фасовки из списка товаров. В заказе будут доступны только те фасовки из списка, которые отмечены зеленым цветом.
Если у поставщика есть прайс-лист, то система будет сопоставлять фасовки из списка товаров с фасовками из прайс-листа. Для заказа будут доступны только те фасовки, которые есть и там, и там.
Подтверждение заказа
Перед отправкой заказа поставщику может потребоваться его проверка и подтверждение сотрудником ресторана.
-
Чтобы включить этот шаг в процесс закупок, включите настройку Не отправлять заказ без подтверждения сотрудника.
Если настройка включена, заказ должен быть подтвержден сотрудником ресторана с правом доступа «Подтверждение заказа сотрудником».
Чтобы менеджер (или ответственный сотрудник) мог дополнительно подтверждать заказы стоимостью больше определенной суммы, включите настройку Требуется подтверждение от менеджера и укажите сумму заказа, выше которой требуется подтверждение. У менеджера, подтверждающего заказ, должно быть право доступа «Подтверждение заказа региональным менеджером».
Чтобы руководитель с правом доступа «Подтверждение заказа руководителем» мог согласовывать самые дорогие заказы, включите настройку Требуется подтверждение от руководителя и укажите соответствующую сумму.
Если сотрудник не успеет вовремя подтвердить заказ, то заказ будет автоматически отменен.
Если настройка отключена, то заказ сразу перейдет в статус Отправлен и при автоматической отправке сразу уйдет поставщику. Убедитесь, что в заказе указано количество товара (например, что сработал прогноз), иначе заказ будет автоматически отменен.
- Если в настройках поставщика указана Минимальная сумма заказа, заказ на меньшую сумму не может быть отправлен автоматически и должен быть подтвержден сотрудником ресторана.
- Чтобы разрешить сотрудникам корректировать заказ при подтверждении и добавлять в него товары, включите настройку Можно добавлять товары.
-
Чтобы сразу после подтверждения заказ перешел в следующий статус Отправлен, включите настройку Отправлять заказ сразу.
Если настройка отключена, то заказ после подтверждения останется в состоянии Одобрен. В статус Отправлен заказ перейдет автоматически в зависимости от настроек на шаге Расписание.
-
Чтобы разрешить сотрудникам на этапе подтверждения заказа изменять дату доставки товара, включите настройку Можно изменять планируемую дату доставки.
-
Обычно в заказ сразу подставляются цены из прайс-листа поставщика. Если вы не ведете прайс-листы, то цены можно подставлять вручную при подтверждении заказа. Для этого включите настройку Можно изменить цену.
Отправка заказа
Выберите способ отправки заказа поставщику:
-
Если сотрудник заказывает продукты по телефону или вручную отправляет поставщику заказ на электронную почту, то выберите пункт Электронная отправка не используется.
-
Чтобы система сама отправила заказ поставщику на электронную почту, выберите пункт Автоматическая отправка на электронную почту поставщику и настройте параметры отправки письма:
-
Код клиента — код ресторана в системе автоматизации у поставщика.
-
Список email поставщика — электронный адрес получателя заказа.
-
Email отправителя — электронный адрес сотрудника, от чьего имени отправляется письмо с заказом.
-
Отправитель — ФИО сотрудника, который отправляет письмо.
-
Отправить копию отправителю — кроме поставщика копию письма получит отправитель.
-
Формат — выберите, в каком формате поставщику удобно получить заказ: прямо в письме в виде HTML или отдельным файлом XLSX.
-
Формат формы Excel — простой или расширенный.
-
Чтобы система сама отправила заказ поставщику на сервер FTP, выберите пункт Автоматическая отправка заказа на FTP и настройте параметры отправки:
-
Код клиента — некоторые поставщики выдают своим клиентам код, так они быстрее определяют, от кого поступил заказ.
-
Протокол FTP — выберите потокол, по которому работает ftp-сервер.
-
FTP хост — адрес сервера FTP.
-
FTP порт — порт сервера FTP.
-
FTP логин и FTP пароль — учетная запись для доступа к серверу FTP.
-
FTP папка — папка на сервере, куда нужно положить файл заказа.
-
Расширение файла — в каком формате поставщику удобно получить заказ.
Данный шаг не влияет на процесс закупки. Заказ не перейдет на следующий шаг и не поменяет свой статус. Эта настройка определяет, каким способом заказ будет отправлен поставщику.
Подтверждение поставщика
Укажите, требуется ли подтверждение заказа от поставщика.
Не требуется
Если поставщик готов привезти товар без дополнительных согласований, выберите пункт Подтверждение поставщика не требуется. Заказ автоматически перейдет в статус Подтвержден поставщиком.
Нужно подтверждение
Если нужно дополнительно согласовывать заказ с поставщиком, выберите пункт Ручное подтверждение сотрудником ресторана. При этом сотрудник ресторана связывается с поставщиком по телефону или другим способом, согласовывает количество товара и подтверждает заказ.
Если на момент подтверждения у поставщика будут действовать новые цены на товары, можно разрешить сотруднику ресторана корректировать их в заказе. Для этого включите настройку Поставщик может изменять цену за упаковку.
Доставка товаров
Вручную
Чтобы вручную контролировать поступление товара и создание приходной накладной, выберите пункт Факт доставки отражается сотрудником ресторана и укажите тип склада, на который должен приходоваться товар.
Далее выберите Тип склада для приемки товара.
Для начала приемки товара сотрудник ресторана должен вручную подтвердить, что заказ приехал. После подтверждения заказ считается доставленным, в системе будет создана приходная накладная.
Автоматически
Чтобы приходная накладная создавалась и подтверждалась автоматически, выберите пункт Факт доставки будет отражен автоматически.
По умолчанию накладная создается в запланированный день доставки, согласно настройкам расписания. Чтобы накладная создавалась в день, когда поставщик подтвердил заказ, включите настройку Фактическую дату поступления заполнять по дате подтверждения поставщика.
Факт доставки можно отразить до планируемой даты поставки — разрешить сотруднику ресторана принять поставку, не дожидаясь запланированной даты доставки, например, если поставщик привозит товары раньше.
Далее выберите Тип склада для приемки товара.
Прием товара
Без приемки
Если приемка не требуется и товары можно оприходовать полностью в том составе и количестве, которые указаны в заказе, то выберите пункт Без приемки.
Приемка сотрудником
Чтобы сотрудник проверил товар перед приходованием на склад, выберите пункт Прием товаров сотрудником ресторана.
Сотруднику можно разрешить менять некоторые параметры заказа. Для этого включите подходящую настройку:
-
Сотрудник может изменять фасовки у товаров. Полезно, если поставщик привез товар не в той фасовке, которая указана в заказе.
-
Сотрудник может добавлять товары, которых не было в заказе, если поставщик привез продукты, которых не было в заказе.
-
Сотрудник может изменять склад поставки, на который нужно оприходовать товары. Например, если система ошибочно определила склад по умолчанию.
-
Сотрудник может изменять значение НДС — если в классическом офисном приложении в настройках учета НДС не включен в закупочные цены товаров, то можно разрешить сотруднику изменять процент НДС при приемке.
Сотрудники, которым необходимо отправлять информацию о расхождениях при приеме товара — укажите электронную почту, на которую нужно отправить отчет о возникших расхождениях: другое количество, цена или товар, который не заказывали. Рекомендуем здесь указывать почту поставщика, чтобы он знал результаты приемки. Отчет придет в виде Excel-файла.
Если другой сотрудник хочет получать письма о расхождениях, то для него нужно создать оповещение о событиях на почту и в настройках выбрать канал «Закупки: Отклонения».
Оприходование
Поставщик может привезти товара как больше, так и меньше заказанного. Из-за этого может возникнуть расхождение между тем, сколько товара есть на самом деле на складе, и тем, сколько будет оприходовано в iiko.
Проблему с расхождением можно решить двумя способами: возвратной накладной или приходованием товара по факту.
Оприходовать по факту
Товар приходуется на склад именно в том количестве, которое указал сотрудник при приемке.
Оприходовать с формированием возвратной накладной
Товар сначала приходуется на склад приходной накладной в том количестве, которое было в заказе. Отражение реального остатка на складе зависит от причины расхождения:
-
Если поставщик привез товара меньше, чем заказано, и сотрудник ресторана при приемке указал это, то автоматически сформируется возвратная накладная на эту разницу. По ней со склада спишется возникший излишек.
-
Если поставщик привез товара больше, чем заказано, то скорректировать количество товара можно будет либо вручную в приходной накладной, либо уже при инвентаризации.
Укажите, по какой стоимости приходовать товары, с помощью настройки Использовать цену, которую указал сотрудник:
-
Если настройка включена, то товары приходуются по цене, которую ввел сотрудник при приемке товара.
-
Если настройка выключена, то товары приходуются по цене, которая указана изначально в заказе или на этапе подтверждения поставщика.
Конец
Проверите все настройки процесса закупок, включите настройку Активировать и нажмите кнопку Сохранить.