Описание и общие принципы закупки продуктов в облачном офисе смотрите в статье Заказ продуктов и блюд.

В этой статье приведен список настроек для работы закупок и  процесс создания закупки.

Что нужно для закупок

Как создать процесс закупки

Чтобы создать новый процесс закупки, откройте приложение Настройки и обслуживание системы, перейдите на страницу Склад → Закупки и нажмите кнопку Добавить.

Настройка закупки разделена на несколько шагов.

Начало

  1. Введите Имя процесса закупки и подробное Описание.
  2. В поле Тип заказа укажите Заказ внешнему поставщику.

Рестораны

Выберите рестораны, в которых по этому процессу будут закупаться продукты.

Здесь доступны пункты:

Расписание

Без расписания

Если расписания нет, то сотрудник ресторана вручную создает заказ, когда нужно купить продукты.

  1. Выберите пункт Без расписания.
  2. В поле Продолжительность доставки (в днях) укажите, через сколько дней после получения заказа поставщик готов привезти продукты.
  3. В поле Продолжительность подтверждения заказа (в днях) укажите срок, в течение которого заказ должен быть подтвержден и отправлен поставщику.
    Warning Если в поле Продолжительность подтверждения заказа (в днях) указано 0, но он не был подтвержден и отправлен поставщику до 23:00, такой заказ будет автоматически отменен.
  4. В поле Отправить заказ до укажите время, когда заказ должен уйти поставщику, чтобы товар был доставлен в срок.
  5. В поле Частота заказа (дни) укажите, на сколько дней должно хватить продуктов.
    Использовать его имеет смысл при автоматическом расчете количества товара (см. этап Количество). Система автоматически будет рассчитывать количество товара, чтобы его хватило до следующей поставки.

Фиксированное расписание

При поставках по расписанию заказ создается автоматически.

  1. Выберите пункт Фиксированное расписание. Заказ будет создаваться автоматически за несколько дней до дня поставки.
  2. Укажите периодичность, дни и время, когда поставщик должен привозить товар.
  3. В поле Продолжительность доставки (в днях) укажите, через сколько дней после получения заказа поставщик готов привезти продукты.
  4. В поле Продолжительность подтверждения заказа (в днях) укажите, сколько дней отводится сотруднику ресторана для изменения и подтверждения заказа перед отправкой поставщику.
  5. В поле Отправить заказ до укажите время, когда заказ должен уйти поставщику, чтобы товар был доставлен в срок.

Например, товар должен поставляться каждую пятницу в 10-00. На подтверждение заказа отводится 2 дня, поставщик собирает и привозит заказ в течение 2 дней. Получается, что заказ будет формироваться по понедельникам. Сотрудник ресторана должен подтвердить его до 13-00 среды и отправить поставщику.

Как настроить такое расписание:


Детализированное расписание поставщика

Фиксированное расписание всегда имеет равномерную периодичность: через день, раз в 5 дней и т.д. Но бывает так, что поставщик привозит продукты каждый день, кроме выходных.

В таких случаях можно использовать Детализированное расписание поставщика. 

Настраивается такое расписание в виде скрипта, который имеет простой синтаксис.

Всего 7 блоков — на каждый день недели. Для каждого дня прописываются настройки:

Если параметр не используется, то укажите его значение null.

Настроим поставку продуктов на неделю: она выполняется каждый день кроме субботы и воскресенья. Каждый день формируется заказ, а продукты привозят на следующий. Но чтобы товар пришел в понедельник, заказ нужно создать и отправить в пятницу.

Для такого расписания можно в поле Расписание доставки заказа вставить скрипт.

Посмотреть пример скрипта
Посмотреть пример скрипта
JSON
{
"scheduleItems": [
{
"shipmentDay": 1,
"shipmentAvailable": true,
"shipmentTime": {
"hour": 9,
"minute": 0
},
"dueDay": 5,
"dueTime": {
"hour": 12,
"minute": 0
},
"dayCreate": 5
},
{
"shipmentDay": 2,
"shipmentAvailable": true,
"shipmentTime": {
"hour": 9,
"minute": 0
},
"dueDay": 1,
"dueTime": {
"hour": 12,
"minute": 0
},
"dayCreate": 1
},
{
"shipmentDay": 3,
"shipmentAvailable": true,
"shipmentTime": {
"hour": 9,
"minute": 0
},
"dueDay": 2,
"dueTime": {
"hour": 12,
"minute": 0
},
"dayCreate": 2
},
{
"shipmentDay": 4,
"shipmentAvailable": true,
"shipmentTime": {
"hour": 9,
"minute": 0
},
"dueDay": 3,
"dueTime": {
"hour": 12,
"minute": 0
},
"dayCreate": 3
},
{
"shipmentDay": 5,
"shipmentAvailable": true,
"shipmentTime": {
"hour": 9,
"minute": 0
},
"dueDay": 4,
"dueTime": {
"hour": 12,
"minute": 0
},
"dayCreate": 4
},
{
"shipmentDay": 6,
"shipmentAvailable": false,
"shipmentTime": null,
"dueDay": null,
"dueTime": null,
"dayCreate": null
},
{
"shipmentDay": 7,
"shipmentAvailable": false,
"shipmentTime": null,
"dueDay": null,
"dueTime": null,
"dayCreate": null
}
]
}

Поставщик

Выберите из списка поставщика, у которого нужно заказать продукты.

Для отправки заказа через систему документооборота включите Подставить GLN и укажите код в поле ниже.

Если в офисном приложении iiko в карточке поставщика уже указан GLN, то не включайте эту настройку, система возьмет код оттуда.

Товары

Вы можете добавить все товары в заказ, указать товары вручную или использовать готовый список.

Чтобы добавить товары вручную:

  1. Выберите пункт Указанные товары
  2. Нажмите кнопку Добавить товар.
  3. Установите галочки напротив нужных продуктов и нажмите кнопку Добавить.


Чтобы использовать заранее созданный список продуктов, выберите пункт Список товаров.

Количество

Выберите, как определять количество продуктов в заказе:

В поле Процент от прогноза можно указать, как использовать результаты прогноза, например, полностью на 100%, частично на 80%, или с запасом на 120%.

Фасовки

Укажите, откуда брать фасовки, которые будут доступны сотруднику для выбора при заказе продуктов.

Чтобы использовать фасовки из прайс-листа поставщика, действующего на момент заказа, выберите пункт Фасовки из прайс-листа поставщиков.

Если на шаге Товары выбран заранее созданный список товаров, выберите пункт Фасовки из списка товаров. В заказе будут доступны только те фасовки из списка, которые отмечены зеленым цветом. 

Если у поставщика есть прайс-лист, то система будет сопоставлять фасовки из списка товаров с фасовками из прайс-листа. Для заказа будут доступны только те фасовки, которые есть и там, и там.

Подтверждение заказа

Перед отправкой заказа поставщику может потребоваться его проверка и подтверждение сотрудником ресторана. 

Если настройка включена, заказ должен быть подтвержден сотрудником ресторана с правом доступа «Подтверждение заказа сотрудником».
Чтобы менеджер (или ответственный сотрудник) мог дополнительно подтверждать заказы стоимостью больше определенной суммы, включите настройку Требуется подтверждение от менеджера и укажите сумму заказа, выше которой требуется подтверждение. У менеджера, подтверждающего заказ, должно быть право доступа «Подтверждение заказа региональным менеджером».
Чтобы руководитель с правом доступа «Подтверждение заказа руководителем» мог согласовывать самые дорогие заказы, включите настройку Требуется подтверждение от руководителя и укажите соответствующую сумму.

Если сотрудник не успеет вовремя подтвердить заказ, то заказ будет автоматически отменен.
Если настройка отключена, то заказ сразу перейдет в статус Отправлен и при автоматической отправке сразу уйдет поставщику. Убедитесь, что в заказе указано количество товара (например, что сработал прогноз), иначе заказ будет автоматически отменен. 

Отправка заказа

Выберите способ отправки заказа поставщику:

Данный шаг не влияет на процесс закупки. Заказ не перейдет на следующий шаг и не поменяет свой статус. Эта настройка определяет, каким способом заказ будет отправлен поставщику. 

Подтверждение поставщика

Укажите, требуется ли подтверждение заказа от поставщика.

Не требуется

Если поставщик готов привезти товар без дополнительных согласований, выберите пункт Подтверждение поставщика не требуется. Заказ автоматически перейдет в статус Подтвержден поставщиком.

Нужно подтверждение

Если нужно дополнительно согласовывать заказ с поставщиком, выберите пункт Ручное подтверждение сотрудником ресторана. При этом сотрудник ресторана связывается с поставщиком по телефону или другим способом, согласовывает количество товара и подтверждает заказ.

Если на момент подтверждения у поставщика будут действовать новые цены на товары, можно разрешить сотруднику ресторана корректировать их в заказе. Для этого включите настройку Поставщик может изменять цену за упаковку.

Доставка товаров

Вручную

Чтобы вручную контролировать поступление товара и создание приходной накладной, выберите пункт Факт доставки отражается сотрудником ресторана и укажите тип склада, на который должен приходоваться товар.

Далее выберите Тип склада для приемки товара.

Для начала приемки товара сотрудник ресторана должен вручную подтвердить, что заказ приехал. После подтверждения заказ считается доставленным, в системе будет создана приходная накладная. 

Автоматически

Чтобы приходная накладная создавалась и подтверждалась автоматически, выберите пункт Факт доставки будет отражен автоматически.

По умолчанию накладная создается в запланированный день доставки, согласно настройкам расписания. Чтобы накладная создавалась в день, когда поставщик подтвердил заказ, включите настройку Фактическую дату поступления заполнять по дате подтверждения поставщика.

Факт доставки можно отразить до планируемой даты поставки  — разрешить сотруднику ресторана принять поставку, не дожидаясь запланированной даты доставки, например, если поставщик привозит товары раньше.

Далее выберите Тип склада для приемки товара.


Прием товара

Без приемки

Если приемка не требуется и товары можно оприходовать полностью в том составе и количестве, которые указаны в заказе, то выберите пункт Без приемки.

Приемка сотрудником

Чтобы сотрудник проверил товар перед приходованием на склад, выберите пункт Прием товаров сотрудником ресторана.

Сотруднику можно разрешить менять некоторые параметры заказа. Для этого включите подходящую настройку:

Сотрудники, которым необходимо отправлять информацию о расхождениях при приеме товара  — укажите электронную почту, на которую нужно отправить отчет о возникших расхождениях: другое количество, цена или товар, который не заказывали. Рекомендуем здесь указывать почту поставщика, чтобы он знал результаты приемки. Отчет придет в виде Excel-файла. 

Если другой сотрудник хочет получать письма о расхождениях, то для него нужно создать оповещение о событиях на почту и в настройках выбрать канал «Закупки: Отклонения».

Оприходование

Поставщик может привезти товара как больше, так и меньше заказанного. Из-за этого может возникнуть расхождение между тем, сколько товара есть на самом деле на складе, и тем, сколько будет оприходовано в iiko.

Проблему с расхождением можно решить двумя способами: возвратной накладной или приходованием товара по факту.

Оприходовать по факту

Товар приходуется на склад именно в том количестве, которое указал сотрудник при приемке.

Оприходовать с формированием возвратной накладной

Товар сначала приходуется на склад приходной накладной в том количестве, которое было в заказе. Отражение реального остатка на складе зависит от причины расхождения:

Укажите, по какой стоимости приходовать товары, с помощью настройки Использовать цену, которую указал сотрудник:


Конец

Проверите все настройки процесса закупок, включите настройку Активировать и нажмите кнопку Сохранить.