Описание

Описание и общие принципы инвентаризации в iikoWeb, см. в статье Инвентаризация.

Правила инвентаризации могут различаться на разных складах, проводиться в разное время и т.д. В зависимости от этого требуется создавать и настраивать разные процессы.

В этой статье приведен список настроек, которые могут потребоваться для инвентаризации, а также, как создавать сами процессы.

Что нужно настроить

Права доступа

Чтобы назначать и проводить инвентаризацию, менеджеру и исполнителю сотруднику нужно назначить права.

Менеджеру потребуются следующие права:

Исполнителю потребуются следующие права:

Если у вас нет разделения по ролям, и за инвентаризацию отвечает один сотрудник, то назначьте ему права и менеджера, и исполнителя.

Подробно о том, как назначать права, см. в статье Права доступа.

Оповещения

Чтобы быть в курсе, как проходит инвентаризация, и какие выявлены проблемы, iikoWeb может отправлять оповещения в виде электронных писем или сообщений в Телеграм.

Чтобы получать оповещения в Телеграм, в веб-офисе в карточке сотрудника, который будет получать такие оповещения, добавьте его логин в Телеграм и добавьте Телеграм-бота. Подробнее о том, как добавить бота, читайте в статье Как сделать подписку в Телеграм.


Чтобы получать оповещения на почту, в карточке сотрудника в веб-офисе iiko укажите адрес электронной почты, куда будут отправляться оповещения. Подробнее о добавлении контактной информации сотрудников читайте в статье Управление сотрудниками.

Типы оповещений

В рамках проведения инвентаризации система может отправлять следующие типы оповещений:

Проверьте, что в справочнике сотрудников указаны адреса электронной почты. На них будут приходить письма со ссылками на документы инвентаризации.

О начале инвентаризации

Когда подходит время проводить инвентаризацию, сначала менеджер получается письмо с напоминанием и ссылкой на инвентаризацию. После того, как менеджер откроет ссылку и нажмет кнопку Начать, письмо получит исполнитель.

При этом у менеджера и исполнителя должны быть указаны электронные адреса, назначены права на проведение инвентаризации и открыты личные смены.

Чтобы получать такие письма, в общих настройках в разделе «Склад и инвентаризация» должны быть включены:

Где настроить оповещение о начале инвентаризации

О расхождениях

Чтобы быть в курсе об отклонениях, возникших в результате инвентаризации:

  1. Настройте допустимые отклонения, при превышении которых будут отправляться письма.
  2. В общих настройках в разделе «Склад и инвентаризация» включите:
  3. Создайте подписку на оповещения:

О просроченной инвентаризации

Чтобы получать письма о пропущенной инвентаризации, достаточно создать подписку на оповещения от процесса инвентариации с приоритетом «Только важные и выше».

Если уже настроена подписка на уведомления о расхождениях, то те же сотрудники будут получать письма и о просроченной инвентаризации.

Инвентаризация блюд

По умолчанию в iikoWeb инвентаризация проводится для товаров и заготовок.

Если блюда приходуются на склад и нужно проводить их инвентаризацию, в общих настройках в разделе «Склад и инвентаризация» установите галочку Учитывать блюда при подсчете инвентаризации.

Тогда добавить блюда можно:

Как создать инвентаризацию

Чтобы создать новую инвентаризацию, откройте приложение Настройки и обслуживание системы, перейдите на страницу Склад → Инвентаризация и нажмите кнопку Добавить.

Настройка инвентаризации разделена на несколько простых шагов.

Начало

Введите название инвентаризации и кратко опишите ее назначение. Выберите тип инвентаризации: Полная для проведения инвентаризации всех товаров, блюд и заготовок не зависимо от их стоимости, или Частичная для исключения из инвентаризации товаров с низкой стоимостью, например, соли. Подробнее о частичной инвентаризации см. в статье Как провести инвентаризацию заготовок и блюд.

Активируйте опцию Исключать товары, по которым не было движения, если необходимо. Нажмите кнопку Далее.


Рестораны

Если у вас один ресторан, то пропустите этот шаг.

Если у вас сеть ресторанов, то укажите, где должна проводиться эта инвентаризация.

Можете указать отдельные рестораны: выберите пункт «Ресторан» и добавьте их в списке Рестораны.

Если вы используете шаблоны ресторанов, и для каждого нужны разные инвентаризации, выберите пункт «Шаблоны ресторанов» и укажите шаблоны. 

Если ресторан относится к выбранному шаблону, но в нем не нужно проводить именно эту инвентаризацию, укажите его в поле Исключаемые рестораны.

Тип склада

Выберите Тип склада, который участвует в инвентаризации.

Например, инвентаризация для типа «Бар 1», означает, что в ней участвуют только склады баров этого типа выбранных ресторанов. На складе бара с типом «Бар 2» инвентаризация проводиться не будет. Тип для склада настраивается в конфигурации ресторана.

Расписание

При настройке расписания доступны два пункта: Расписание и Без расписания.

При выборе Расписание можно настроить время, дату инвентаризации и количество дней на ее проведение.

Если хотите проводить инвентаризацию ежедневно, выберите пункт «День». Время проведения пока не учитывается. После сохранения настроек сразу же сформируется документ инвентаризации, и к ней уже можно приступить.

Для других типов расписания документ создается в назначенный день.

В поле Дней на выполнение инвентаризации укажите, сколько дней отводится на проведение инвентаризации. Отсчет начинается с момента создания документа инвентаризации. Если сотрудник не проведет ее за выделенный для этого период, то документ будет помечен как пропущенный, и по нему уже нельзя провести инвентаризацию.

Инвентаризацию можно создать в любой момент вручную. Сотрудникам не нужно будет ждать определенного времени и дня, и они могут сразу приступить к инвентаризации. Для этого нужно выбрать вариант Без расписания.

Здесь так же можно указать количество дней на выполнение инвентаризации.

Продукты

Составить список товаров для инвентаризации можно несколькими способами.

Перечислить продукты вручную

  1. Выберите пункт «Выбор позиций».
  2. Нажмите кнопку Добавить → Товар или Заготовка.
  3. Поставьте галочки напротив нужных товаров или заготовок.
  4. Выберите Единицы для подсчета:

и нажмите кнопку Добавить.

При добавлении заготовки с типом списания по ингредиентам в список инвентаризации будет добавлена сама заготовка и все ингредиенты, входящие в ее состав, даже если они не были добавлены в список инвентаризации как самостоятельные товары. 

Все товары и заготовки

Если у вас один склад, а товаров и заготовок на нем мало, то можно все сразу посчитать. В этом случае выберите пункт «Все товары и заготовки» и укажите единицы для подсчета.

Этот способ не подойдет, если у вас несколько складов и слишком много товаров и заготовок, т.к. в список добавятся все товары и заготовки, которые есть в справочнике.

Список товаров

Если есть заранее подготовленный список товаров, выберите пункт «Шаблон товаров» и укажите нужный список. Далее выберите значение в «Единицы для подсчета».

Товары из категорий

Для проведения инвентаризации только тех товаров, которые включены в определенную категорию или категории, выберите пункт Товары из категорий. Все товары, включенные в выбранную категорию автоматически попадут в список инвентаризации. Можно выбрать одну или несколько категорий.


Товары из прайс-листа

Если требуется провести инвентаризацию для товаров из определенного прайс-листа (процесс создания прайс-листов описан в статье Прайс-листы руководства пользователя классического офисного приложения) — вашего внутреннего прайс-листа или прайс-листа конкретного поставщика — выберите пункт Товары из прайс-листа. Затем выберите нужный прайс-лист. Для одной инвентаризации можно выбрать только один прайс-лист. Все товары, включенные в выбранный прайс-лист, попадут в список инвентаризации.

Товары из групп

Для проведения инвентаризации только тех товаров, которые включены в определенную группу или группы, выберите пункт Товары из групп. Все товары, включенные в выбранные группы автоматически попадут в список инвентаризации. Можно выбрать одну или несколько групп.


Счета

Все излишки и недостачи при инвентаризации вносятся в счета. Счета по умолчанию: «5.09 Недостача инвентаризации» и «5.10 Излишки инвентаризации».

Чтобы выбрать другие счета, укажите вариант «Выбор счетов».

Конец

На заключительной странице приводятся все указанные настройки. Проверьте, все ли правильно, и включите Активировать.

Нажмите кнопку Сохранить.


Копирование инвентаризации

Чтобы не создавать каждый раз процесс инвентаризации вручную, можно скопировать существующий процесс и изменить настройки, которые отличаются.

Список готовых процессов инвентаризаций находится в Настройки и обслуживание системы → Склад → Инвентаризации. 

Нажмите на иконку копирования  . Измените настройки в скопированном процессе и сохраните инвентаризацию.

Как проверить настройки инвентаризации

После создания ежедневной инвентаризации можно сразу проверить, какой документ получится. Для этого перейдите в приложение StoreOps и откройте страницу Склад → Инвентаризация.

Если что-то получилось не так, как задумывалось, исправьте настройки, вернитесь к списку инвентаризаций и нажмите кнопку Пересоздать. Документ подхватит новые настройки.

Частичная инвентаризация

Веб-офис iiko позволяет настроить проведение частичной инвентаризации заготовок и блюд с методом списания По ингредиентам.

Такая возможность подразумевает исключать из инвентаризации дешевые товары, например, соль, сахар, специи, зелень и пр., таким образом сокращая время на проведение инвентаризации.

Настройка частичной инвентаризации осуществляется в веб-офисе iiko > Настройки и обслуживание системы > Склад > Инвентаризации. В поле Тип инвентаризации выберите опцию Частичная.

Далее, на этапе Продукты в список инвентаризации необходимо добавить те блюда, заготовки и товары, входящие в их состав, инвентаризацию которых необходимо провести. Если какой-то товар, например, сахар, входит в состав блюда или заготовки, но не был добавлен в список инвентаризации на этом этапе, его инвентаризация проводиться не будет.

При этом, если на этапе Продукты в список инвентаризации добавлены только заготовки, то при запуске частичная инвентаризация завершится без изменений.

Что дальше

Вы создали и настроили инвентаризацию, теперь ее нужно проводить.

Чтобы провести инвентаризацию, на телефоне проверьте почту — должно прийти письмо от iikoWeb с напоминанием. Что делать дальше, см. в статье Как провести инвентаризацию.

К инвентаризации, которая проводится каждый день или которая создана вручную, можно приступить сразу же после ее создания.

Если проведение инвентаризации настроено на один раз в неделю, месяц или год, дождитесь даты в расписании. Инвентаризация появится в Управление складом → Склад → Инвентаризация именно в указанное время.