Описание и общие принципы инвентаризации в iikoWeb, см. в статье Инвентаризация.
Правила инвентаризации могут различаться на разных складах, проводиться в разное время и т.д. В зависимости от этого требуется создавать и настраивать разные процессы.
В этой статье приведен список настроек, которые могут потребоваться для инвентаризации, а также, как создавать сами процессы.
Чтобы назначать и проводить инвентаризацию, менеджеру и исполнителю сотруднику нужно назначить права.
Менеджеру потребуются следующие права:
Исполнителю потребуются следующие права:
Если у вас нет разделения по ролям, и за инвентаризацию отвечает один сотрудник, то назначьте ему права и менеджера, и исполнителя.
Подробно о том, как назначать права, см. в статье Права доступа.
Чтобы быть в курсе, как проходит инвентаризация, и какие выявлены проблемы, iikoWeb может отправлять оповещения в виде электронных писем или сообщений в Телеграм.
Чтобы получать оповещения в Телеграм, в веб-офисе в карточке сотрудника, который будет получать такие оповещения, добавьте его логин в Телеграм и добавьте Телеграм-бота. Подробнее о том, как добавить бота, читайте в статье Как сделать подписку в Телеграм.
Чтобы получать оповещения на почту, в карточке сотрудника в веб-офисе iiko укажите адрес электронной почты, куда будут отправляться оповещения. Подробнее о добавлении контактной информации сотрудников читайте в статье Управление сотрудниками.
В рамках проведения инвентаризации система может отправлять следующие типы оповещений:
Проверьте, что в справочнике сотрудников указаны адреса электронной почты. На них будут приходить письма со ссылками на документы инвентаризации.
Когда подходит время проводить инвентаризацию, сначала менеджер получается письмо с напоминанием и ссылкой на инвентаризацию. После того, как менеджер откроет ссылку и нажмет кнопку Начать, письмо получит исполнитель.
При этом у менеджера и исполнителя должны быть указаны электронные адреса, назначены права на проведение инвентаризации и открыты личные смены.
Чтобы получать такие письма, в общих настройках в разделе «Склад и инвентаризация» должны быть включены:
Чтобы быть в курсе об отклонениях, возникших в результате инвентаризации:
Чтобы получать письма о пропущенной инвентаризации, достаточно создать подписку на оповещения от процесса инвентариации с приоритетом «Только важные и выше».
Если уже настроена подписка на уведомления о расхождениях, то те же сотрудники будут получать письма и о просроченной инвентаризации.
По умолчанию в iikoWeb инвентаризация проводится для товаров и заготовок.
Если блюда приходуются на склад и нужно проводить их инвентаризацию, в общих настройках в разделе «Склад и инвентаризация» установите галочку Учитывать блюда при подсчете инвентаризации.
Тогда добавить блюда можно:
Чтобы создать новую инвентаризацию, откройте приложение Настройки и обслуживание системы, перейдите на страницу Склад → Инвентаризация и нажмите кнопку Добавить.
Настройка инвентаризации разделена на несколько простых шагов.
Введите название инвентаризации и кратко опишите ее назначение. Выберите тип инвентаризации: Полная для проведения инвентаризации всех товаров, блюд и заготовок не зависимо от их стоимости, или Частичная для исключения из инвентаризации товаров с низкой стоимостью, например, соли. Подробнее о частичной инвентаризации см. в статье Как провести инвентаризацию заготовок и блюд.
Активируйте опцию Исключать товары, по которым не было движения, если необходимо. Нажмите кнопку Далее.
Если у вас один ресторан, то пропустите этот шаг.
Если у вас сеть ресторанов, то укажите, где должна проводиться эта инвентаризация.
Можете указать отдельные рестораны: выберите пункт «Ресторан» и добавьте их в списке Рестораны.
Если вы используете шаблоны ресторанов, и для каждого нужны разные инвентаризации, выберите пункт «Шаблоны ресторанов» и укажите шаблоны.
Если ресторан относится к выбранному шаблону, но в нем не нужно проводить именно эту инвентаризацию, укажите его в поле Исключаемые рестораны.
Выберите Тип склада, который участвует в инвентаризации.
Например, инвентаризация для типа «Бар 1», означает, что в ней участвуют только склады баров этого типа выбранных ресторанов. На складе бара с типом «Бар 2» инвентаризация проводиться не будет. Тип для склада настраивается в конфигурации ресторана.
При настройке расписания доступны два пункта: Расписание и Без расписания.
При выборе Расписание можно настроить время, дату инвентаризации и количество дней на ее проведение.
Если хотите проводить инвентаризацию ежедневно, выберите пункт «День». Время проведения пока не учитывается. После сохранения настроек сразу же сформируется документ инвентаризации, и к ней уже можно приступить.
Для других типов расписания документ создается в назначенный день.
В поле Дней на выполнение инвентаризации укажите, сколько дней отводится на проведение инвентаризации. Отсчет начинается с момента создания документа инвентаризации. Если сотрудник не проведет ее за выделенный для этого период, то документ будет помечен как пропущенный, и по нему уже нельзя провести инвентаризацию.
Инвентаризацию можно создать в любой момент вручную. Сотрудникам не нужно будет ждать определенного времени и дня, и они могут сразу приступить к инвентаризации. Для этого нужно выбрать вариант Без расписания.
Здесь так же можно указать количество дней на выполнение инвентаризации.
Составить список товаров для инвентаризации можно несколькими способами.
и нажмите кнопку Добавить.
При добавлении заготовки с типом списания по ингредиентам в список инвентаризации будет добавлена сама заготовка и все ингредиенты, входящие в ее состав, даже если они не были добавлены в список инвентаризации как самостоятельные товары.
Если у вас один склад, а товаров и заготовок на нем мало, то можно все сразу посчитать. В этом случае выберите пункт «Все товары и заготовки» и укажите единицы для подсчета.
Этот способ не подойдет, если у вас несколько складов и слишком много товаров и заготовок, т.к. в список добавятся все товары и заготовки, которые есть в справочнике.
Если есть заранее подготовленный список товаров, выберите пункт «Шаблон товаров» и укажите нужный список. Далее выберите значение в «Единицы для подсчета».
Для проведения инвентаризации только тех товаров, которые включены в определенную категорию или категории, выберите пункт Товары из категорий. Все товары, включенные в выбранную категорию автоматически попадут в список инвентаризации. Можно выбрать одну или несколько категорий.
Если требуется провести инвентаризацию для товаров из определенного прайс-листа (процесс создания прайс-листов описан в статье Прайс-листы руководства пользователя классического офисного приложения) — вашего внутреннего прайс-листа или прайс-листа конкретного поставщика — выберите пункт Товары из прайс-листа. Затем выберите нужный прайс-лист. Для одной инвентаризации можно выбрать только один прайс-лист. Все товары, включенные в выбранный прайс-лист, попадут в список инвентаризации.
Для проведения инвентаризации только тех товаров, которые включены в определенную группу или группы, выберите пункт Товары из групп. Все товары, включенные в выбранные группы автоматически попадут в список инвентаризации. Можно выбрать одну или несколько групп.
Все излишки и недостачи при инвентаризации вносятся в счета. Счета по умолчанию: «5.09 Недостача инвентаризации» и «5.10 Излишки инвентаризации».
Чтобы выбрать другие счета, укажите вариант «Выбор счетов».
На заключительной странице приводятся все указанные настройки. Проверьте, все ли правильно, и включите Активировать.
Нажмите кнопку Сохранить.
Чтобы не создавать каждый раз процесс инвентаризации вручную, можно скопировать существующий процесс и изменить настройки, которые отличаются.
Список готовых процессов инвентаризаций находится в Настройки и обслуживание системы → Склад → Инвентаризации.
Нажмите на иконку копирования . Измените настройки в скопированном процессе и сохраните инвентаризацию.
После создания ежедневной инвентаризации можно сразу проверить, какой документ получится. Для этого перейдите в приложение StoreOps и откройте страницу Склад → Инвентаризация.
Если что-то получилось не так, как задумывалось, исправьте настройки, вернитесь к списку инвентаризаций и нажмите кнопку Пересоздать. Документ подхватит новые настройки.
Веб-офис iiko позволяет настроить проведение частичной инвентаризации заготовок и блюд с методом списания По ингредиентам.
Такая возможность подразумевает исключать из инвентаризации дешевые товары, например, соль, сахар, специи, зелень и пр., таким образом сокращая время на проведение инвентаризации.
Настройка частичной инвентаризации осуществляется в веб-офисе iiko > Настройки и обслуживание системы > Склад > Инвентаризации. В поле Тип инвентаризации выберите опцию Частичная.
Далее, на этапе Продукты в список инвентаризации необходимо добавить те блюда, заготовки и товары, входящие в их состав, инвентаризацию которых необходимо провести. Если какой-то товар, например, сахар, входит в состав блюда или заготовки, но не был добавлен в список инвентаризации на этом этапе, его инвентаризация проводиться не будет.
При этом, если на этапе Продукты в список инвентаризации добавлены только заготовки, то при запуске частичная инвентаризация завершится без изменений.
Вы создали и настроили инвентаризацию, теперь ее нужно проводить.
Чтобы провести инвентаризацию, на телефоне проверьте почту — должно прийти письмо от iikoWeb с напоминанием. Что делать дальше, см. в статье Как провести инвентаризацию.
К инвентаризации, которая проводится каждый день или которая создана вручную, можно приступить сразу же после ее создания.
Если проведение инвентаризации настроено на один раз в неделю, месяц или год, дождитесь даты в расписании. Инвентаризация появится в Управление складом → Склад → Инвентаризация именно в указанное время.