Финансовая информация предприятия должна быть доступна только ограниченному кругу сотрудников: финансовый директор, главный бухгалтер или рядовые бухгалтеры. Простые сотрудники не должны ее видеть и тем более изменять. В больших корпорациях сотрудникам одного подразделения не нужно видеть информацию других подразделений. Даже в рамках одного предприятия есть разделение обязанностей: бухгалтер, отвечающий за оплату накладных, не должен видеть расчетный счет организации.
Для ограничения доступа сотрудники назначаются ответственными за подразделения и счета, им даются права доступа на просмотр отчетов или изменение счетов. В этой статье рассмотрим, как это можно сделать в iiko в соответствии с должностными обязанностями сотрудника. Сначала посмотрим, где назначаются ответственные и какие права доступа используются в финансовом блоке, а затем перейдем к конкретным примерам.
Назначать ответственных по предприятию может сотрудник с правами «Просматривать список сотрудников» (B_VE) и «Добавлять, удалять и редактировать карточки сотрудников» (B_EE).
Ответственный по торговому предприятию назначается в карточке сотрудника на закладке Дополнительные сведения в поле Ответственный. Здесь нужно отметить галочками нужные предприятия.
Сотрудник видит финансовую информацию только в тех торговых предприятиях, где он назначен ответственным.
При входе в iikoChain сотруднику доступны только те торговые предприятия, где он назначен ответственным.
Назначать ответственных по счету может сотрудник с правом «Редактировать план счетов» (B_ECOA) в режиме «все подразделения» в iikoChain.
Ответственный по счету назначается в карточке этого счета.
Сотрудник может работать только с тем счетом, у которого он назначен ответственным. Если счет имеет ответственного, то этот сотрудник должен быть ответственным в торговом предприятии и иметь права доступа, чтобы изменять проводки по этому счету.
Если сотрудник не назначен ответственным по счету, то работа со счетом определяется правами на работу с финансами и ответственностью в торговом предприятии.
Доступ к финансам регулируется специальными правами, которые разрешают изменять план счетов, просматривать и редактировать счета, проводить операции по счетам, оплачивать накладные, строить Отчет о движении денежных средств. Для этого используются следующие права:
| Право | Название | Описание |
|---|---|---|
| B_FIN | Работа с финансами | Возможность работать с финансовым модулем — доступен пункт меню Финансы. |
| B_VCOA | Просматривать план счетов | Возможность просматривать список счетов — доступен пункт меню Финансы → План счетов. |
| B_ECOA | Редактировать план счетов | Возможность изменять, создавать и удалять счета. Одновременно нужно право B_VCOA для доступа к Плану счетов. |
| B_MCB | Открывать счет | Возможность открывать счет и просматривать проводки по нему — доступность пункта меню Финансы → План счетов и кнопки Открыть счет. |
| B_ECB | Создавать и менять ручные транзакции по счетам | Возможность проводить операции по счетам из Плана счетов. |
| B_INVP | Оплачивать накладные | Возможность оплачивать накладные — доступность пункта меню Финансы → Задолженность перед контрагентами. |
| B_ECFA | Редактировать статьи ДДС | Возможность изменять статьи ДДС в пункте меню Финансы → Статьи ДДС. |
| B_VCFR | Просматривать отчет ДДС | Возможность просматривать Финансы → Отчет о движении денежных средств. |
Некоторым сотрудникам достаточно предоставить доступ для просмотра финансовых отчетов и проводок по счетам только по некоторым подразделениям. В отчетах сотрудник будет видеть суммы только по этим предприятиям.
Настроим для сотрудника Петров К.С. разрешение на просмотр финансовых отчетов и счетов предприятия «Восток-1».
При входе в iikoChain этому сотруднику доступно только подразделение «Восток-1».
В Плане счетов он видит баланс только по предприятию «Восток-1». В Балансовом отчете, Отчете о прибылях и убытках и в Отчете о движении денежных средств ему видны суммы только по предприятию «Восток-1», а в поле Фильтр подразделений доступно только это предприятие.
В плане счетов отображается баланс только по предприятию «Восток-1»
В Балансовом отчете отображается информация только по предприятию «Восток-1»
В Отчете о прибылях и убытках отображается информация только по предприятию «Восток-1»
В Отчете о движении денежных средств отображается информация только по предприятию «Восток-1»
Добавим сотруднику Петров К.С. право на просмотр проводок по счетам — «Открывать счет» (B_MCB). Для сравнения другому сотруднику Иванову А.А. добавим те же права на работу с финансами, но назначим его ответственным во всех подразделениях корпорации.
| Сотрудник | Ответственный в ТП | Права на работу с финансами | Ответственный счета |
|---|---|---|---|
| Иванов А.А. | во всех предприятиях | B_FIN, B_VCOA, B_VBALR, B_VPLR, B_VCFR, B_MCB, B_ECOA | ответственные в счетах не заданы |
| Петров К.С. | только в «Восток-1» | ответственные в счетах не заданы |
В этом случае Иванов А.А. может входить в iikoChain и просматривать проводки по всем торговым предприятиям. А Петров К.С. — только по предприятию «Восток-1». Начальные и конечные остатки тоже отображаются только по этому предприятию.
С правами «Просматривать план счетов» (B_VCOA) и «Открывать счет» (B_MCB) сотрудники могут перейти в План счетов и открыть список проводок по счету двойным щелчком или с помощью пункта контекстного меню Транзакции по счету. Если у них есть только право B_MCB, то чтобы посмотреть проводки по счету, нужно выбрать пункт меню Финансы → Открыть счет и выбрать счет.
Финансовому директору уже недостаточно одного просмотра, ему нужно изменять структуру плана счетов и редактировать сами счета во всей корпорации. Для этого доступ к редактированию плана счетов:
Часто бухгалтеры отвечают только за свобю область и не должны видеть информацию по другим счетам. Посмотрим, как настроить возможность работы только с конкретными счетами.
В корпорации есть два бухгалтера:
Настроим для этих сотрудников доступ к их участкам:
| Сотрудник | «Отв. ТП» | Права на работу с Финансами | «Отв. Счета» |
|---|---|---|---|
| Краснова О. | во всех предприятиях | B_FIN, B_VCOA, B_MCB, B_ECB | «Торговые кассы» |
| Чернов М. | только в «Восток-1» | B_FIN, B_VCOA, B_MCB, B_ECB | «Торговые кассы» |
В этом случае по счету «Торговые кассы» Краснова О. может создавать, редактировать или удалять проводки для всех предприятий.
Чернов М. может изменять проводки по счету «Торговые кассы» только для предприятия «Восток-1».
В других счетах без ответственного сотрудника оба бухгалтера могут изменять проводки: Краснова О. для всех предприятий, Чернов М. только для «Восток-1».
Для сравнения возьмем еще одного сотрудника, добавим ему те же права, что и предыдущим, назначим ответственным только в подразделении «Восток-1», но не будем указывать в счете. В этом случае ему запрещен доступ к содержимому счета «Торговые кассы». В других счетах он тоже может изменять проводки для предприятия «Восток-1», кроме проводок с корр.счетом «Торговые кассы», за который он не несет ответственность.
Посмотрим, как меняется доступ к счетам, если с сотрудника снять ответственность и права на работу с финансами. Для примера используем тех же бухгалтеров участков, что и в примере выше: Краснову О. и Чернова М. Закрывать доступ будем для Красновой О., которая назначена ответственной во всех предприятиях для счета «Торговые кассы», и у нее есть все права на работу с финансами.
Снимем ответственность за счет «Торговые кассы»: в карточке счета выберем ее в поле Ответственный и нажмем кнопку Удалить. Теперь она может просматривать и редактировать счет, но не может менять его содержимое, т.к. ответственным за счет остался Чернов М.
Для счета «Торговые кассы» удалим оставшегося ответственного. Теперь Краснова О. может редактировать этот счет, просматривать и создавать проводки по всем предприятиям.
Отменим для Красновой О. назначение ответственности за предприятия: в карточке сотрудника на закладке Дополнительные сведения снимем все галочки в поле Ответственный. Теперь она может просматривать и редактировать счет «Торговая касса», но не может создавать проводки: содержимое счета пусто, и нельзя выбрать подразделение, к которому относится проводка.
Если снять с сотрудника все права на работу с финансами, он не сможет открывать счета из Плана счетов и с помощью пункта Открыть счет.
Чтобы узнать, какие сотрудники назначены ответственными в подразделении:
